Atualizado em 19 de maio de 2022

Ainda não sabe como fazer um fluxo de caixa para sua MEI? Vem com a gente!

A falta de experiência em algumas áreas é algo que geralmente marca as iniciativas do Microempreendedor Individual (MEI).

Normalmente, o profissional tem a experiência técnica ou operacional, mas quando o assunto é como administrar uma empresa MEI, fazer controles e planilhas, principalmente para gerenciar as finanças e entender mais sobre o fluxo de caixa, as coisas começam a complicar.

E falando em fluxo de caixa, entender o que ele significa e quais são os seus benefícios é essencial para preservar o orçamento da empresa. Afinal, é com essa ferramenta que você conseguirá entender todas as movimentações financeiras do seu negócio.

Neste artigo, iremos te explicar confira tudo o que você precisa saber a respeito de como fazer um fluxo de caixa para sua MEI:

O que é fluxo de caixa de uma empresa?

Antes de entender como fazer, é importante que você saiba o que é fluxo de caixa.

Basicamente, o fluxo de caixa representa o movimento de entradas e saídas de dinheiro do caixa de uma empresa em um determinado período.

Fluxo de caixa é um levantamento detalhado de todas as despesas, custos, lucros, entradas e saídas, enfim, todas as informações referentes às finanças de uma empresa.

Em outras palavras, é o retrato do quanto você recebe e quanto paga no dia a dia do seu negócio. E para que ele funcione, é preciso que o acompanhamento seja feito diariamente e de forma detalhada.

Isso vale para todo tipo de empresa, inclusive para quem é autônomo ou microempreendedor individual (MEI) – principalmente se for sua única fonte de renda.

Esse processo deve estar presente na rotina do MEI, pois é isso que permitirá ter mais clareza sobre qual a real situação financeira da empresa e também poderá evitar o aparecimento de dívidas.

Qual a importância do fluxo de caixa nas pequenas empresas?

Pare e pense: qual o montante de dinheiro recebido por mês? E a quantia paga mensalmente? Para chegar a esses números, é importantíssimo manter o controle de caixa de entrada e saída detalhado (ganhos e gastos).

Ao montar um fluxo de caixa, você vai conseguir identificar quanto “sobrou”, ou melhor, o saldo disponível para sua reserva de emergência MEI ou mesmo para guardar dinheiro já sabendo que determinados períodos são mais fracos para seu negócio, por exemplo.

Portanto, o resultado do fluxo de caixa é justamente esse montante de saldo, que pode estar em dinheiro ou em uma conta corrente.

Com um fluxo de caixa é possível identificar quais são os maiores gastos, qual a margem de lucro das vendas, fazer projeções e obter uma série de insights a respeito do que pode ser melhorado no orçamento.

Dentre os principais benefícios de um fluxo de caixa para uma empresa, podemos citar:

  • Obter mais controle sobre todas as movimentações financeiras;
  • Possibilidade de fazer previsões sobre despesas futuras em períodos com menos vendas;
  • Ter informações suficientes para tomar decisões a respeito da precificação do seu produto ou serviço;
  • Entender se o orçamento da empresa está muito comprometido ou com um bom lucro;
  • Realizar redução de custos com base em dados
  • E assim por diante!

Esses são apenas alguns exemplos, mas o fato é que fazer o controle de entrada e saída do dinheiro da empresa proporciona uma visão mais estratégica sobre todo o negócio.

Nesse sentido, a relevância de um fluxo de caixa vai muito além do financeiro, pois também oferece insumos para a tomada de decisões mais assertivas sobre o futuro da empresa.

Por exemplo, ao analisar o fluxo de caixa, é possível fazer projeções e escolher qual é o melhor momento para fazer uma promoção de um produto ou quando fazer um grande investimento para o negócio.

Sem ter clareza sobre os números e qual será o impacto dessas decisões para o futuro da empresa, esses passos podem ser muito arriscados e corre-se o risco de comprometer negativamente o orçamento.

Além disso, outro benefício do fluxo de caixa é poder conhecer qual o capital de giro ideal do negócio para proteger a empresa em períodos de redução das vendas, crises ou qualquer outra eventualidade que possa impactar as finanças.

Glossário para um fluxo de caixa de sucesso

Não tem como fazer um fluxo de caixa sem entender termos que estarão presente nessa etapa da gestão financeira.

Por isso, MEI para controlar as finanças de seu negócio, vamos entender alguns conceitos utilizados pelo mercado.

Veja 30 conceitos financeiros essenciais à vida do MEI

Existem três palavras mágicas que os empreendedores precisam conhecer para administrar o seu dia a dia de negócio e o fluxo de caixa:

  1. Custos;
  2. Receitas;
  3. Despesas.

Vamos entender o que é cada uma delas:

O que são os custos?

No fluxo de caixa, os custos são as saídas do caixa da empresa que se relacionam diretamente ao produto e aos serviços produzidos.

Se você vende doces, por exemplo, alguns tipos de custos são os materiais que você usa para produzir seus produtos como açúcar, leite condensado, farinha, embalagens, os gastos que você teve para ir buscar o material (ônibus, Uber, combustível).

O que são as despesas?

As despesas são todos os gastos que se referem à manutenção da atividade da empresa MEI e não estão relacionadas ao produto diretamente.

As despesas MEI são impostos, conta de telefone, tarifas do banco, taxas MEI e outras contas que você paga mensalmente em seu negócio e que também entram no fluxo de caixa, mas não fazem parte da produção do seu produto ou serviço.

Entenda a diferença entre despesa fixa e variável

O que são as receitas?

Toda a renda que seu negócio gerar é receita.

Ela pode ser obtida pela venda do seu produto ou serviço, mas no fluxo de caixa do MEI também pode-se considerar receita se, por exemplo, você vender um equipamento que estava parado e esse dinheiro entrar em sua conta no mês.

Como fazer um fluxo de caixa?

Agora que você já sabe para que serve o que é e qual sua importância, está na hora de colocar a mão na massa e descobrir como fazer um fluxo de caixa.

O modelo de fluxo de caixa varia de empresa para a empresa, mas alguns elementos do devem estar sempre presentes, como custos, despesas e receitas.

É importante que você comece por um fluxo de caixa simples – assim você fica familiarizado com essa gestão financeira e adquire o hábito de sucesso de preencher diariamente.

Bora descobrir como organizar o caixa da minha empresa?

Compras e vendas à vista e a prazo

Para saber como montar um fluxo de caixa e manter as finanças organizadas, é fundamental separar todos os recebimentos em “vendas à vista” e “vendas a prazo”.

Os pagamentos também devem ser divididos em “compras à vista” e “compras a prazo” – importante incluir outros pagamentos, se for o caso.

Em outro campo do seu modelo de fluxo de caixa, registre todos os pagamentos e recebimentos previstos, isto é, aqueles que você já sabe que vai pagar ou receber em algum momento.

Contas a pagar e a receber

Em “contas a pagar” e “contas a receber”, detalhe todos os compromissos já assumidos dando “nome aos bois”, com valores (mesmo que estimados).

Por exemplo: salário de funcionários em “contas a pagar” e vendas à vista em “contas a receber”.

Não sabe quanto vai pagar de conta de luz, internet ou impostos? Faça uma estimativa com base nos meses anteriores. Pode ser um valor médio.

Por exemplo, se o valor pago de energia elétrica durante o ano todo somou R$ 540, dívida essa quantia por 12 e chegará em uma média de R$ 45 por mês. Ajuste sempre que precisar.

A regrinha de fazer estimativas serve também para o cálculo do valor das vendas à vista. Nesse caso, uma dica é conhecer o comportamento do seu público-alvo e, claro, o quanto a demanda pelo negócio varia mês a mês.

Em vez de apenas fazer uma média das vendas diárias, lembre-se de que seu produto ou serviço vende mais ou menos em determinadas épocas do ano.

O ideal, segundo especialistas, é ser conservador nas estimativas para não ter “surpresas” com um resultado abaixo do projetado.

Planilha de fluxo de caixa, caderno ou aplicativo?

Assim como o orçamento pessoal ou familiar, o fluxo de caixa do seu negócio pode ser montado em um caderninho com lápis ou caneta, mas também por meio de uma planilha ou programas de gestão empresarial.

Adote o instrumento que for melhor e mais conveniente para o seu caso.

O importante, mesmo, é ter disciplina e organização para manter o fluxo de caixa sempre atualizado e ter as informações corretas.

Nós recomendamos você começar a fazer o seu fluxo de caixa com uma planilha de controle financeiro ou um aplicativo de finanças, por exemplo.

O básico lápis e caderno para dia a dia pode ajudar, mas a planilha organiza o histórico das suas movimentações financeiras – custos, despesas e receitas.

Para te ajudar, nós temos uma planilha de entradas e saídas pronta para ser usada.

Com ela, você precisa apenas anotar todas as informações sobre as vendas, assim como elencar cada uma de suas despesas.

Conheça nossa planilha de controle financeiro MEI grátis:

No vídeo abaixo você confere um passo a passo completo sobre como usar a planilha MEI grátis e controlar as entradas e saídas da sua empresa:

E como fazer fluxo de caixa no caderno?

A ideia é a mesma!

Anote os seus custos, despesas e receitas diariamente. Use uma calculadora e post-it para se manter sempre atualizado sobre os números.

O que incluir na conta do fluxo de caixa?

Se você está em dúvida sobre o que considerar como “recebimento” ou “pagamento”, dá uma olhada nos exemplos abaixo!

O que serão os recebimentos do meu fluxo de caixa?

Nessa lista, devem ser relacionadas todas as vendas à vista e a prazo (se achar melhor, separe por meios de pagamento. Por exemplo:

  • cartão de débito
  • cartão de crédito
  • Pix cobrança
  • cheque
  • dinheiro
  • rendimentos de aplicações financeiras
  • outros recebimentos relacionados ao negócio
  • entre outros

O que serão os pagamentos do meu fluxo de caixa?

Nessa lista devem ser considerados desde gastos básicos, tais como:

Separe as finanças pessoais das finanças da sua MEI

Não adianta querer saber como fazer um fluxo de caixa sem separar suas finanças!

Separar o dinheiro da sua empresa do pessoal é recomendação unânime de planejadores e consultores financeiros.

Você pode pensar: “Minha empresa é pequena, eu mesmo faço a administração, não tem problemas em misturar contas, não corro riscos!” E esse é um dos principais erros que muitos empreendedores acabam cometendo.

Misturas contas não te dá uma visão exata do que é seu e o que faz parte da empresa e aí mora o perigo: quando a empresa MEI está com boa saúde financeira, o empreendedor pode sentir-se à vontade para fazer retiradas sem nenhuma programação.

Assim, fica difícil ter o controle do fluxo de caixa e a noção exata de para onde estão indo os recursos do seu negócio.

Ou o contrário: você vai tirando dinheiro de sua reserva pessoal para cobrir gastos da sua empresa e não percebe que você pode não estar lucrando o suficiente para manter seu negócio.

Quem nunca ouviu alguma história de empreendedor que estava bem e, de repente, se viu com problemas financeiros? Muitos empreendedores MEI acabam usando os recursos da empresa para uso pessoal e, em um momento de necessidade, falta ao caixa da empresa e isso compromete os negócios!

Muitas empresas viram seus lucros serem esgotados para arcar com despesas 100% pessoais.

Uma dica simples e fácil para deixar cada um no seu quadrado:

  • uma conta para pessoa física – aquela que você movimenta para ir ao cinema, fazer as compras no supermercado, entre outros
  • uma conta para pessoa jurídica – aquela que vai servir para comprar materiais para seu negócio, pagar fornecedores etc

Por isso, por mais tentador que seja “pegar um dinheirinho” no seu caixa ou “dar uma ajudinha no seu negócio tirando da sua conta”, segure-se, faça as contas, entenda o momento e a razão para não bagunçar as finanças e atrapalhar o fluxo de caixa, ou até mesmo arriscar sua empresa.

7 dicas de como fazer um fluxo de caixa de sucesso

Vamos ver algumas dicas de como fazer um fluxo de caixa de muito sucesso, e nunca mais passar perrengue na sua empresa:

1 – Disciplina em dia

Não deixe de anotar e fazer atualizações periódicas no seu fluxo de caixa. Isso é fundamental para o sucesso da sua gestão financeira. A preguiça de contabilizar hoje pode gerar um erro de contas amanhã!

Isso garante que você acompanhe o fluxo de caixa e conheça de perto a saúde financeira da sua empresa e amplie suas chances de sucesso como empreendedor.

Acostume-se a diariamente a registrar:

  • Seu saldo inicial: o quanto dinheiro você tem disponível naquele dia, isso sem contar valores que podem entrar ou que você vai pagar.
  • Entradas: valores que você recebe pela venda de produtos ou serviços do MEI. É legal que você registre certinho a data de recebimento, a origem de cada receita (venda do que) e anote qual foi a forma de pagamento (dinheiro, cheque, cartão etc.)
  • Saídas: aqui é o momento de registrar o que vai sair de dinheiro, isto é, os pagamentos de contas e seus gastos do MEI.

2 – De olho na sua conta bancária

Anote todas as movimentações bancárias, como recebimento de depósitos, transferência e saques.

Aproveite e veja a disponibilidade de migrar para uma conta digital sem taxas. A MEI Fácil por Neon tem a conta feita para o MEI por quem entende de MEI.

Conheça a conta MEI da MEI Fácil por Neon

3 – Controles separados

Separe o controle financeiro da sua empresa MEI de suas finanças pessoais. Crie pastas, cadernos ou planilhas para cada um.

Se você usar a dica acima e ter uma conta MEI para sua empresa, aproveite e conheça a conta digital da Neon para sua pessoa física.

Veja dicas de como fazer o controle financeiro pessoal

4 – Cuidado com as contas 

Não contabilize como saldo positivo – dinheiro na mão – cheques que ainda vão ser compensados ou cheques devolvidos.

Além disso, prefira meios de pagamento mais seguros e rápidos, como o Pix para Empresas. Dessa forma, o dinheiro cai em até 10 segundos para você.

Também aceite cartão de débito e de crédito. Sabia que a maquininha de cartão da MEI Fácil tem a menor taxa de débito para MEI? Você consegue receber a partir de um dia útil.

5 – Cobrança é vida

Ninguém gosta, mas as vezes a única alternativa é cobrar os clientes dos débitos.

Contas em atraso devem ser cobradas com rapidez para não prejudicar seu fluxo de caixa ou seu capital para operações do dia a dia.

Veja dicas de como evitar calotes de clientes

6 – Olhe para a frente

Tente entender o que você vai ter de entradas e gastos futuros, planeje-se para receber, cobrar e pagar em dia suas contas.

O prevenido evita surpresas desagradáveis!

7 – Use uma conta digital PJ

Separar suas finanças, evitar taxas extras desnecessárias, otimizar o seu tempo e ter todo o controle da sua MEI em um único aplicativo.

Esses são apenas alguns dos motivos para você ter uma conta digital PJ já!

Com a conta MEI Fácil você tem acesso a todos os serviços dos bancos tradicionais, mas de forma digital e sem qualquer custo nas transações diárias.

Com ela é possível pagar fornecedores, receber de clientes, realizar transferências e comprar o que você quiser com o cartão MEI Fácil, que também não tem anuidade.

E mais: com a conta MEI Fácil você também tem maior controle sobre os seus gastos por meio da emissão de extratos e do registro do dinheiro que sai diretamente no aplicativo, o que evita surpresas no fim do mês.

Conheça as vantagens de abrir uma conta digital MEI.

Ou seja, a nossa conta te dá mais autonomia financeira e mais poder sobre o seu dinheiro e sobre o seu negócio.

Além disso, todas as informações que você precisa para fazer o controle de fluxo de caixa da sua empresa estão disponíveis no aplicativo, o que torna o processo de acompanhamento do seu orçamento muito mais fácil.

E aplicativo para entrada e saída de dinheiro para meu fluxo de caixa?

Quem não é fã de apps, não é mesmo? Por isso, é comum que o empreendedor busque por um aplicativo para entrada e saída de dinheiro.

Com a conta digital da MEI Fácil, você tem um controle detalhado das entradas e saídas financeiras do seu negócio (o fluxo de caixa que tanto estamos falando hoje) é necessário para que a gestão da empresa possa trabalhar com mais segurança.

 

Agora que você conhece o conceito e funcionamento do fluxo de caixa, ficará muito mais fácil de gerenciar as finanças.

Além de registrar tudo o que entra e tudo o que sai, vale reforçar uma dica bem importante: disciplina. O hábito só se torna hábito, mesmo, se houver treinamento constante. No começo, pode parecer chato, enfadonho, mas anota aí: o resultado será medido pela tranquilidade.

Quer ir além do fluxo de caixa e profissionalizar sua empresa mesmo que ela só tenha um funcionário?

Estamos aqui para ajudar você em sua jornada como MEI. Seja para falar sobre finanças ou resolver questões relacionadas ao CNPJ, você pode contar com atendimento e suporte de qualidade de nossa equipe.

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