Você sabe como cobrar um cliente ou ainda sofre toda vez que precisa enviar uma mensagem de cobrança?

Infelizmente, essa situação é inevitável nos negócios, principalmente em um país com 65,9 milhões de inadimplentes, conforme dados do Serasa Experian.

Para o MEI, é ainda mais importante ter um bom processo de cobrança, pois cada real faz diferença no caixa, e a inadimplência pode ser um problema bem sério, principalmente se for sua única fonte de renda,

Inclusive, veja 4 coisas que você pode estar gastando dinheiro sem precisar!

Veja o que preparamos para ajudar você a cobrar seus clientes:

  • Como cobrar um cliente: 7 dicas
  • Como cobrar clientes inadimplentes
  • O que não fazer a cobrar um cliente
  • Ferramentas que ajudam o MEI a cobrar clientes.

Continue lendo e coloque nossas dicas em prática para receber sempre em dia.

Como cobrar um cliente: 7 dicas

Aprender como cobrar um cliente é uma questão de sobrevivência para qualquer negócio de sucesso.

Confira nossas dicas para mandar bem nessa função e não ter prejuízos.

1. Tenha um cadastro completo e atualizado

Se você não quer ter dor de cabeça na hora de cobrar um cliente, é melhor coletar o máximo de dados possível e mantê-los sempre atualizados no seu cadastro.

Quanto mais informações você tiver sobre seus clientes, mais fácil será o processo de cobrança, pois você tem vários meios para entrar em contato e pode analisar melhor o perfil de cada um.

O essencial é ter nome completo, CPF, endereço, telefone, e-mail e data de nascimento.

Também é importante fazer a chamada higienização no cadastro sempre que possível, contatando clientes para atualizar dados passados há muito tempo e que já podem ter mudado.

2. Ofereça os meios de pagamento certos

A escolha dos meios de pagamento também faz toda a diferença na hora da sua cobrança.

Para tornar o processo mais fácil e aumentar os pagamentos em dia, você precisa garantir que os métodos oferecidos sejam convenientes para seus clientes.

Por exemplo, se você tem um estabelecimento, é importante aceitar cartões de débito e crédito.

Você também pode oferecer opções digitais como Pix e pagamentos com carteiras digitais.

No caso de boletos e crediários, é preciso ter cuidado redobrado com a análise de crédito.

Já nos negócios digitais, é fundamental ter um sistema para oferecer pagamentos com cartões, boleto bancário e carteiras digitais, além de opções como transferência bancária e débito em conta.

Veja um comparativo de meios de pagamento!

3. Tenha uma política de crédito

Se você trabalha com vendas a prazo ou pagamentos recorrentes, como crediário, faturas, boletos e duplicatas, precisa ter uma política de crédito bem definida.

O básico é fazer uma análise de crédito para verificar se o cliente não tem restrições em seu CPF e se possui um bom histórico de pagamento.

Para quem atende empresas, vale checar o faturamento do negócio e sua reputação no mercado.

Essas medidas simples podem evitar um grande problema com a inadimplência no futuro.

4. Organize seu processo de cobrança

Se você só pensa em como vai cobrar um cliente depois da venda, já está começando errado.

Antes de tudo, você precisa ter um processo de cobrança padronizado, que siga sempre as mesmas etapas e use as mesmas mensagens.

Se você trabalha com boleto, por exemplo, pode enviar o documento com antecedência e um aviso quando estiver próximo do vencimento.

Essas mensagens podem ser enviadas por canais como e-mail, SMS e WhatsApp, e quase sempre são suficientes para lembrar o cliente e evitar que ele atrase o pagamento.

Também é importante programar a emissão de notas fiscais e faturas e, se possível, automatizar o processo de cobrança.

Veja 5 dicas de como fazer o controle de notas fiscais

5. Use a tecnologia para automatizar a cobrança

A forma mais eficiente de cobrar um cliente é tendo um processo automatizado, que não depende de trabalho manual.

Na correria do dia a dia, você pode facilmente se esquecer de enviar um boleto na data certa ou de verificar se ele foi pago, por exemplo.

Para resolver esse problema, existem sistemas acessíveis que enviam boletos e mensagens de cobrança de forma automática, sem que você precise se preocupar com esse processo.

6. Conheça os direitos do consumidor

Cobrar um cliente é sempre uma situação delicada, que exige respeito às normas do Código de Defesa do Consumidor (CDC).

Então, você precisa conhecer as regras básicas, como a proibição de cobranças indevidas e que envolvam qualquer tipo de constrangimento ou ameaça.

7. Seja gentil e amigável na comunicação

A cobrança também faz parte do atendimento ao cliente. Na hora de escrever as mensagens de cobrança, lembre-se de usar uma linguagem adequada e ser gentil com o cliente.

Afinal, a ideia é incentivar o cliente a pagar em dia, e não gerar um desconforto que pode acabar tendo o efeito contrário.

Como cobrar clientes inadimplentes

Cobrar um cliente se torna uma tarefa mais complicada quando ele já está inadimplente.

Você pode considerar um caso de inadimplência a partir do vencimento da fatura e ausência de qualquer satisfação sobre o atraso no pagamento.

Nesse caso, a primeira medida a ser tomada é enviar um e-mail informando que o pagamento não foi identificado.

Após uma semana, você pode enviar mais uma mensagem alertando que a fatura segue em aberto, e informando um valor com acréscimo de juros e multa para quitar o débito.

Se não houver resposta, é hora de propor uma negociação amigável, como um parcelamento da dívida ou extensão do prazo — é importante facilitar o pagamento nessa hora para aumentar suas chances de receber.

Passados 30 dias do vencimento e sem sinal de pagamento, chega a hora de tomar medidas mais drásticas como a negativação do cliente nos birôs de crédito (SPC/Serasa) ou mesmo protesto do boleto em cartório.

Para isso, você deve avisar o cliente por meio de uma notificação oficial via carta e seguir os procedimentos dos órgãos responsáveis.

Mas lembre-se: essas ações geram o rompimento definitivo do relacionamento.

O ideal é sempre tentar negociar para não chegar ao ponto de perder o cliente.

Mas, se não for possível, você pode partir para essas medidas de cobrança extrajudicial para tentar recuperar o crédito.

Em último caso, ainda existe a possibilidade de uma ação judicial de cobrança, caso o valor seja alto suficiente para compensar os custos e a burocracia de um processo.

O que não fazer ao cobrar um cliente

Agora que você sabe o básico sobre como cobrar um cliente, precisa ficar atento aos principais erros que costumam ocorrer durante esse processo.

São eles:

  • Fazer uma cobrança indevida (segundo o Código de Defesa do Consumidor (CDC), você pode ter que pagar duas vezes o valor da dívida se cobrar o cliente por algo que já foi pago)
  • Não facilitar o pagamento na proposta de negociação
  • Ignorar a importância da retenção do cliente inadimplente
  • Tomar medidas drásticas como negativação no SPC/Serasa antes de 30 dias de atraso ou sem tentar uma negociação amigável primeiro
  • Fazer todo o processo de cobrança “de cabeça” e manualmente.

Ferramentas que ajudam o MEI a cobrar clientes

Depois de entender como cobrar um cliente, você também pode lançar mão de algumas ferramentas digitais para facilitar essa tarefa.

Para começar, a boa e velha planilha é uma grande aliada para não se esquecer de nenhum pagamento pendente e manter os recebíveis sob controle.

Experimente nossa planilha de controle financeiro para o MEI e veja como a gestão das contas a receber fica mais simples.

Outra opção é utilizar um software de gestão financeira e cobrança para automatizar funções e tornar seu processo mais profissional.

Entendeu como cobrar um cliente de forma eficiente?

Veja também como evitar calote de clientes para não ter mais esse problema no seu negócio.