Atualizado em 06 de maio de 2022

Você sabe como cobrar um cliente ou ainda sofre toda vez que precisa enviar uma mensagem de cobrança?

Infelizmente, essa situação é inevitável nos negócios, principalmente em um país com 65,9 milhões de inadimplentes, conforme dados do Serasa Experian.

Para o MEI, é ainda mais importante ter um bom processo de cobrança, pois cada real faz diferença no caixa, e a inadimplência pode ser um problema bem sério, principalmente se for sua única fonte de renda.

Inclusive, veja 4 coisas que você pode estar gastando dinheiro sem precisar!

Veja o que preparamos para ajudar você a cobrar seus clientes:

Continue lendo, coloque nossas dicas em prática para fazer cobrança de clientes corretamente e receber sempre em dia.

Como cobrar um cliente: 7 dicas

Está precisando de dicas de cobrança de inadimplentes? Vem com a gente!

Aprender como cobrar um cliente é uma questão de sobrevivência para qualquer negócio de sucesso.

Confira nossas dicas para mandar bem nessa função e não ter prejuízos.

1. Tenha um cadastro de clientes completo e atualizado

Se você não quer ter dor de cabeça na hora de cobrar um cliente, é melhor coletar o máximo de dados possível e mantê-los sempre atualizados no seu cadastro.

Antes de pensar em como cobrar um cliente por WhatsApp ou como cobrar um retorno do cliente por e-mail, você precisa ter alguns dados. Correto?

Quanto mais informações você tiver sobre seus clientes, mais fácil será o processo de cobrança, pois você tem vários meios para entrar em contato e pode analisar melhor o perfil de cada um.

O essencial é ter nome completo, CPF, endereço, telefone, e-mail e data de nascimento.

Também é importante fazer a chamada higienização no cadastro sempre que possível, contatando clientes para atualizar dados passados há muito tempo e que já podem ter mudado.

2. Ofereça os meios de pagamento certos

A escolha dos meios de pagamento também faz toda a diferença na hora da sua cobrança.

Para tornar o processo mais fácil e aumentar os pagamentos em dia, você precisa garantir que os métodos oferecidos sejam convenientes para seus clientes.

Por exemplo, se você tem um estabelecimento, é importante ter uma maquininha de cartões para aceitar débito e crédito.

Você também pode oferecer opções digitais como Pix Cobrança e pagamentos com carteiras digitais.

No caso de boletos e crediários, é preciso ter cuidado redobrado com a análise de crédito.

Já nos negócios digitais é fundamental ter um sistema para oferecer pagamentos com cartões, Pix, boleto bancário e carteiras digitais, além de opções como transferência bancária, e débito em conta.

3. Tenha uma política de crédito

Se você trabalha com vendas a prazo ou pagamentos recorrentes, como crediário, faturas, boletos e duplicatas, precisa ter uma política de crédito bem definida.

O básico é fazer uma análise de crédito para verificar se o cliente não tem restrições em seu CPF e se possui um bom histórico de pagamento.

Para quem atende empresas, vale checar o faturamento do negócio e sua reputação no mercado.

Essas medidas simples podem evitar um grande problema com a inadimplência no futuro.

4. Organize seu processo de cobrança

Se você só pensa em como vai cobrar um cliente depois da venda, já está começando errado.

Antes de tudo, você precisa ter um processo de cobrança padronizado, que siga sempre as mesmas etapas e use as mesmas mensagens.

Se você trabalha com boleto, por exemplo, pode enviar o documento com antecedência e um aviso quando estiver próximo do vencimento.

Essas mensagens podem ser enviadas por canais como e-mail, SMS e WhatsApp, e quase sempre são suficientes para lembrar o cliente e evitar que ele atrase o pagamento.

Também é importante programar a emissão de notas fiscais e faturas e, se possível, automatizar o processo de cobrança.

Veja 5 dicas de como fazer o controle de notas fiscais

5. Use a tecnologia para automatizar a cobrança

A forma mais eficiente de cobrar um cliente é tendo um processo automatizado, que não depende de trabalho manual.

Na correria do dia a dia, você pode facilmente se esquecer de enviar um boleto na data certa ou de verificar se ele foi pago, por exemplo.

Para resolver esse problema, existem sistemas acessíveis que enviam boletos e mensagens de cobrança de forma automática, sem que você precise se preocupar com esse processo.

A MEI Fácil por Neon envia mensagem de cobrança automática para o seu cliente sobre o pagamento através do Pix Cobrança ou Boleto. Vamos falar mais disso nos próximos tópicos!

6. Conheça os direitos do consumidor

Cobrar um cliente é sempre uma situação delicada, que exige respeito às normas do Código de Defesa do Consumidor (CDC).

Então, você precisa conhecer as regras básicas, como a proibição de cobranças indevidas e que envolvam qualquer tipo de constrangimento ou ameaça.

7. Seja gentil e amigável na comunicação

Uma dúvida muito comum é: como cobrar um cliente educadamente?

A cobrança também faz parte do atendimento ao cliente. Na hora de escrever as mensagens de cobrança, realmente é importante usar uma linguagem adequada e ser gentil com o cliente.

Afinal, a ideia é incentivar o cliente a pagar em dia, e não gerar um desconforto que pode acabar tendo o efeito contrário.

Como cobrar clientes inadimplentes: 5 passos

Cobrar um cliente se torna uma tarefa mais complicada quando ele já está inadimplente.

Os principais pontos para cobrar clientes inadimplentes são:

  1. A inadimplência acontece a partir do vencimento da fatura
  2. Comece enviando um e-mail de cobrança para seu cliente
  3. Após uma semana, reforce que a o pagamento segue em aberto
  4. Proponha uma negociação amigável
  5. Apenas após 30 dias tome medidas mais drásticas

Entenda mais a seguir.

Você pode considerar um caso de inadimplência a partir do vencimento da fatura e ausência de qualquer satisfação sobre o atraso no pagamento.

Nesse caso, a primeira medida a ser tomada é enviar um e-mail informando que o pagamento não foi identificado.

Após uma semana, você pode enviar mais uma mensagem alertando que a fatura segue em aberto, e informando um valor com acréscimo de juros e multa para quitar o débito.

Se não houver resposta, é hora de propor uma negociação amigável, como um parcelamento da dívida ou extensão do prazo — é importante facilitar o pagamento nessa hora para aumentar suas chances de receber.

Passados 30 dias do vencimento e sem sinal de pagamento, chega a hora de tomar medidas mais drásticas como a negativação do cliente nos birôs de crédito (SPC/Serasa) ou mesmo protesto do boleto em cartório.

Para isso, você deve avisar o cliente por meio de uma notificação oficial via carta e seguir os procedimentos dos órgãos responsáveis.

Mas lembre-se: essas ações geram o rompimento definitivo do relacionamento.

O ideal é sempre tentar negociar para não chegar ao ponto de perder o cliente.

Mas, se não for possível, você pode partir para essas medidas de cobrança extrajudicial para tentar recuperar o crédito.

Em último caso, ainda existe a possibilidade de uma ação judicial de cobrança, caso o valor seja alto suficiente para compensar os custos e a burocracia de um processo.

Não faça essas 5 coisas ao cobrar um cliente

Agora que você sabe o básico sobre como cobrar um cliente, precisa ficar atento aos principais erros que costumam ocorrer durante esse processo.

São eles:

Cobrança indevida

Já pensou fazer uma cobrança indevida aos seus clientes?

Isso além de diminuir a sua credibilidade, você pode ter que pagar duas vezes o valor da dívida se cobrar o cliente por algo que já foi pago, segundo o Código de Defesa do Consumidor (CDC).

Então muito atenção na hora de enviar uma mensagem de cobrança. Tenha certeza de que seu cliente está em débito com você!

Não facilitar o pagamento

Você já precisou negociar com fornecedores, por exemplo?

Assim como você, seus clientes também precisam de uma ajuda e buscam por uma facilidade na hora do pagamento. Por isso, esteja aberto a negociações.

Claro, não deixe de levar em consideração o que é justo para o seu negócio, porém lembre que além de garantir o pagamento, você aumenta as chances de fidelizar o cliente.

Ignorar a importância da retenção do cliente inadimplente

Não é porque esse cliente está te devendo hoje que será assim no futuro, ele ainda pode se tornar um potencial comprador e gerar muitos lucros para você.

Então, alinhado com a dica acima, entenda que até mesmo o cliente inadimplente pode ser fidelizado.

Faça as ações necessárias para mantê-lo por perto, ou seja, retenha esse consumidor pensando no futuro.

Tomar medidas drásticas

Você tentou mensagem de cobrança por WhatsApp, depois e-mail e ligação. Sentiu que o pagamento não iria vir e optou pela negativação no SPC/Serasa antes de 30 dias de atraso ou sem tentar uma negociação amigável primeiro?

Calma, medidas drásticas só afastam esse cliente da sua marca.

Espere os 30 dias de atraso necessário, e não deixe de oferecer uma negociação.

Fazer todo o processo de cobrança “de cabeça”

Todos os erros acimas podem ter sido cometidos porque você decidiu cobrar um cliente “de cabeça”.

Por isso, tenha seu planejamento, certifique-se da necessidade da cobrança será devida, assim como valores, negociações, entre outros dados.

Como escrever uma mensagem de cobrança

Qual a melhor maneira cobrar boleto em atraso? Como eu começo a escrever uma mensagem de cobrança para clientes? Já existe um texto para cobrar cliente pronto para copiar e colar?

Vem conferir algumas dicas e saiba como mandar mensagem cobrando cliente!

  1. Escreva suas mensagens com um tom mais impessoal (menos descontraído)
  2. Abra espaço para entender o que levou seu cliente a inadimplência
  3. Converse apenas no horário comercial (9h às 18h)
  4. Descubra qual é o melhor canal para comunicação (telefone, e-mail, WhatsApp)
  5. Escreva todas as informações que seu cliente precisa saber: valores, prazos, juros, multas, entre outras

Para te ajudar, pensamos em um modelo de mensagem de cobrança. Use para se inspirar e adaptar a sua realidade, combinado?

“Oi, [cliente]. Tudo bem?

Percebemos alguns pagamentos pendentes. Gostaríamos de entender o que aconteceu e como podemos te ajudar!

O pagamento é referente a data [data] e está no valor de [valor]. Gostaria que enviássemos um novo boleto?

Ficamos no aguardo. 

Obrigado.”

Ferramentas que ajudam o MEI a cobrar clientes

Depois de entender como cobrar um cliente, você também pode lançar mão de algumas ferramentas digitais para facilitar essa tarefa.

Para começar, a boa e velha planilha é uma grande aliada para não se esquecer de nenhum pagamento pendente e manter os recebíveis sob controle.

Experimente nossa planilha de controle financeiro para o MEI e veja como a gestão das contas a receber fica mais simples.

Outra opção é utilizar um software de gestão financeira e cobrança para automatizar funções e tornar seu processo mais profissional.

Lembretes de cobrança para clientes prontos

Precisa de ajuda na hora de desenvolver uma mensagem cobrando cliente? Então vem com a MEI Fácil por Neon 💙

Você sabia que ao usar os meios de pagamento Pix Cobrança e Boleto Bancário, nós enviamos mensagens de cobrança para os seus clientes?

Essa é uma forma de você cuidar do recebimento do seu dinheiro sem se preocupar com a cobrança!

Você já pensou que um aplicativo para cobrar clientes seria também o mesmo que você já usa para pagamento da DAS, declaração anual do MEI, organizar suas finanças e muito mais?

Pois é real! Ao utilizar o Pix Cobrança ou o Boleto Bancário, nós enviamos e-mail de cobrança para seu cliente.

 

Agora além de descobrir como cobrar um cliente de forma eficiente, você já sabe que pode contar com a MEI Fácil por Neon para garantir os pagamentos em dia!

Gostou desse conteúdo? Veja também como evitar calote de clientes para não ter mais esse problema no seu negócio.