Atualizado em 09 de fevereiro de 2022

O controle de notas fiscais do negócio é importante para maior controle financeiro, se manter em dia com a lei, facilitar a sua declaração anual, entre outros motivos.

Porém, essa atividade, um tanto burocrática, exige atenção para que nenhum erro aconteça, gerando problemas no futuro.

Para otimizar o controle de notas e facilitar essa tarefa diária, separamos este conteúdo para você.

Boa leitura! 😉

MEI é obrigado a emitir notas fiscais?

O MEI está dispensado da emissão de documento fiscal em duas situações:

  • Operações com vendas de mercadorias, prestações de serviços para pessoa física
  • Operações com mercadoria para destinatário com CNPJ que emitem uma nota fiscal de entrada

Ou seja, ao prestar serviços para outras empresas, quando elas não emitem nota fiscal de entrada, o MEI pode precisar emitir nota fiscal.

Agora se você quiser vender para o governo, sua empresa precisa emitir nota fiscal MEI.

Vale reforçar que existem riscos de vender sem nota fiscal!

Além de gerar mais credibilidade e confiança, a nota fiscal é um documento que comprova a venda ou serviço prestado. Com a nota, se algum problema ocorrer, será mais prático para você resolver.

Além disso, manter o controle de notas te ajuda na hora de fazer a declaração anual de faturamento MEI.

Ah, e vale reforçar que a emissão de documento fiscal é uma das estratégias para evitar calotes de clientes.

O mesmo vale ao fazer compras com fornecedores. Comprar com nota garante mais segurança para você e seu negócio!

A emissão de nota fiscal é recomendada para o MEI por diversos motivos.

Nota fiscal de entrada e nota fiscal de saída: qual a diferença?

Ao longo desse conteúdo vamos abordar dois termos: nota fiscal de entrada e nota fiscal de saída. Por isso, vamos entender cada um deles.

O que é nota fiscal de entrada?

A nota fiscal de entrada é um documento comprova a entrada de qualquer coisa na sua empresa.

A nossa legislação define alguns casos para a emissão de nota fiscal de entrada, são eles:

  • devolução – caso algum cliente tenha devolvido um produto
  • transporte – caso a retirada e o transporte fiquem com a responsabilidade da transportadora
  • exposição – quando um produto foi exibido em museus ou galerias de artes
  • leilão – caso o produto tenha sido arrematado
  • nota fiscal não obrigatória – caso o vendedor não seja obrigado a emitir uma NF
  • retorno de industrialização – caso o produto seja industrializado ao passar pelas mãos de um autônomo
  • importação – caso o produto seja importado

Resumindo, a nota fiscal de entrada formaliza a entrada de mercadorias na sua MEI, seja por compra, devolução ou retorno.

O que é nota fiscal de saída?

Enquanto a nota fiscal acompanha as entradas de uma empresa, a nota fiscal de saída é aquela que acompanha a saída do produto ou serviço até o consumidor final.

São bastante utilizadas como nota fiscal de comércio, já que garante os direitos dos clientes, principalmente em casos de devolução.

Por que fazer o controle de notas fiscais da sua microempresa?

Você sabia que, de acordo com a Lei 5.172, você precisa guardar suas notas fiscais por até 5 anos? A multa pode chegar a R$ 1mil por nota fiscal não apresentada.

“E eu preciso fazer o controle de notas fiscais de entrada e saída?”

Sim. Pois, segundo a Lei 8.212, as notas fiscais de saída devem ser mantidas por 10 anos.

Manter o controle das suas notas fiscais também é importante para realizar o balanço patrimonial da sua microempresa.

Mas esses não são os únicos motivos para você manter a o controle de notas fiscais de entrada e saída em dia, também temos:

  • Maior produtividade no seu dia a dia
  • Tomadas de decisões financeiras mais assertivas
  • Maior controle do seu fluxo de caixa
  • Facilidade em identificar possíveis desvios de recursos
  • Praticidade para possíveis consultas futuras
  • E muito mais!

6 dicas para fazer o controle de notas fiscais da sua MEI

Para otimizar esse processo, conte com 6 dicas para controle de notas fiscais e melhor gestão do seu negócio:

Organize suas notas fiscais

A primeira dica para facilitar o controle de notas fiscais do negócio é a organização.

Separe um tempo para baixar suas notas fiscais eletrônicas (NF-e) já emitidas e organize por data em seu computador. Faça o mesmo em uma pasta separada com todas as notas de compras com fornecedores.

Uma dica de ferramenta de gestão gratuita que pode te ajudar a organizar suas notas em pastas é o Google Drive.

Você também pode buscar um programa de controle de notas fiscais pago para fazer essa tarefa, mas lembre-se de verificar se cabe no seu planejamento financeiro empresarial.

Fique atento: o prazo de armazenamento dos arquivos XML de NF-e é de 5 anos. Portanto, guarde os arquivos em segurança durante esse período.

Tenha uma planilha de controle de notas fiscais

As planilhas são ótimas para quem está começando a organizar suas notas fiscais. É possível fazer sozinho e de graça.

Para sua planilha de controle de notas fiscais, você precisa de colunas com espaços para:

  • o número da NF
  • data de emissão valor
  • CPF ou CNPJ do receptor
  • nome do cliente
  • descrição de produto e serviço
  • unidade utilizada (unidades, litros, quilos, caixas, e assim por diante)
  • quantidade entregue
  • endereço da entrega
  • dados de contato
  • data de vencimento

Você pode fazer sua planilha de controle de notas fiscais em Excel ou Google Sheets (versão gratuita do Google).

Crie rotinas de controle financeiro

Fazer o controle financeiro do seu negócio é um dos caminhos para o sucesso. Por isso, é importante estabelecer rotinas para emissão e armazenamento de notas fiscais.

Cheque todas as notas mais de uma vez e organize as mesmas com frequência, assim, você percebe qualquer erro rapidamente e pode resolver.

Essas práticas, junto a uma planilha de controle financeiro, trazem mais poder sobre o dinheiro do seu empreendimento para você!

Confira se a nota é autêntica

Ao comprar de um fornecedor e receber a nota fiscal, sempre confira a autenticidade dela, no site da Receita Federal. Após a nota fiscal eletrônica ser autorizada pela SEFAZ, ela fica disponível para consulta.

Saiba quais são os procedimentos para emissão

Os procedimentos para emissão de nota fiscal variam de acordo com a sua localidade. Por isso, busque as informações junto a prefeitura de sua cidade para realizar o procedimento corretamente.

Além disso, há diferenças entre a emissão de nota fiscal de comércio e nota fiscal de serviços.

Se você for de São Paulo, Rio de Janeiro ou Salvador, pode emitir sua nota fiscal com facilidade pelo aplicativo da MEI Fácil 💙

Tenha uma boa relação com fornecedores e clientes

A última dica é investir em uma boa relação com clientes e fornecedores. Afinal, a comunicação transparente e honesta traz muitos benefícios.

A nota fiscal, apesar de não ser obrigatória, transmite credibilidade ao seu cliente. E caso alguma nota precise ser cancelada ou alterada, você poderá contar com o suporte e compreensão de quem faz o seu trabalho acontecer.

Bônus: Emita e faça o controle de notas fiscais pela MEI Fácil

Comentamos acima, mas vale reforçar: no aplicativo da MEI Fácil você consegue emitir e controlar as notas fiscais.

  • São mais de 1,4 milhões de MEIs cobertos pela emissão de NFs no app
  • Mais de 90% de satisfação com a facilidade de emissão
  • E, em breve, mais de 200 cidades disponíveis para emissão

Veja mais sobre notas fiscais com o aplicativo da MEI Fácil

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Agora você já vai aderir ao controle de notas fiscais? Chega de ficar com essas informações importantíssimas perdidas por aí, não é mesmo?

Saiba que para melhorar a gestão do seu negócio, você pode contar conosco, da MEI Fácil. Estamos aqui para te ajudar a aprender cada vez mais, seja para tirar dúvidas relacionadas ao CNPJ MEI ou para encontrar dicas de empreendedorismo.

Estamos aqui para ajudar você em sua jornada como MEI.

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