Livro caixa: saiba o que é, como funciona e como fazer

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Pessoa com lápis na mão acima de caderno em branco
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O livro caixa funciona como um diário das movimentações financeiras da sua empresa.

É nele que você deve escriturar receitas (entradas) e despesas (saídas) do seu caixa, de modo a manter um controle financeiro eficiente.

Embora o MEI não seja obrigado por lei a manter um livro caixa, é essencial acompanhar todas as transações do negócio para garantir o equilíbrio das finanças.

Veja a seguir como funciona esse instrumento e como fazer o seu.

O que é livro caixa?

Livro caixa é um documento utilizado para registrar o fluxo de entrada e saída de dinheiro de uma empresa.

Ou seja, é a ferramenta usada para controlar o fluxo de caixa do negócio, de modo que o gestor consiga acompanhar todos os valores que são pagos e recebidos.

Na contabilidade, o livro caixa é o principal instrumento de escrituração, isto é, onde são feitos os lançamentos contábeis da empresa com base em documentos como comprovantes de pagamento, recibos, holerites, etc.

Dessa forma, esse livro funciona como um diário de movimentações financeiras do negócio, essencial para o controle das finanças e a elaboração de relatórios contábeis no final de cada período de atuação.

Nele, são registradas saídas como pagamentos de contas, compra de suprimentos, compra de produtos e insumos de fornecedores.

Já as entradas podem ser valores recebidos pelas vendas, rendimentos de aplicações, aportes de sócios, pagamentos de parceiros e fornecedores, etc.

Como funciona o livro caixa?

O livro caixa pode ser utilizado no formato físico, como um caderno, ou no formato digital, como uma planilha.

Na versão impressa, que é mais tradicional, cada página costuma abranger um mês de atividade, dependendo do volume de movimentação do caixa da empresa.

Geralmente, as entradas são classificadas como créditos e as saídas como débitos.

No Brasil, as empresas são obrigadas a manterem um livro caixa oficial sempre atualizado, com exceção do microempreendedor individual, que pode fazer seu controle por meio do relatório mensal do MEI.

Como preencher livro caixa?

Para preencher o livro caixa, o ideal é escrever um evento por linha, de modo que fique mais fácil visualizar a movimentação.

Você deve informar os seguintes dados essenciais:

  • Data do registro: comece os registros sempre pela data para indicar a ordem cronológica dos fatos;
  • Histórico: informe qual o motivo ou justificativa da transação;
  • Entradas: são todos os recebimentos da empresa, seja na forma de crédito em conta, dinheiro, cheque, Pix, etc.;
  • Saídas: são todos os pagamentos feitos pela empresa, seja qual for o meio de pagamento;
  • Saldo final: indica a diferença entre as entradas e saídas, revelando quanto a empresa tem em caixa no final do exercício.

Veja um exemplo de livro caixa preenchido:

Data HistóricoEntradaSaídaSaldo
01/06/2023Saldo do mês anteriorR$ 1.500
03/06/2023Recebimento do pagamento pela venda de produto xR$ 350R$ 1.850
05/06/2023Pagamento de conta de internet da empresaR$ 260R$ 1.590

Assim, você vai preenchendo o livro caixa até chegar ao saldo do mês e saldo final.

Como fazer livro caixa de pessoa física?

O livro caixa de pessoa física pode ser feito da mesma maneira que o de uma empresa.

A diferença é que, em vez de registrar entradas e saídas de um negócio, você vai anotar os ganhos e gastos do seu orçamento no dia a dia.

No caso do profissional autônomo ou MEI, a lógica é a mesma: é só anotar as receitas e despesas em ordem cronológica, utilizando um livro físico ou uma planilha.

Como declarar o livro caixa no Imposto de Renda?

Na Declaração do Imposto de Renda, o empresário pode deduzir as despesas escrituradas no livro caixa, desde que opte pelo modelo completo — no simplificado, não há discriminação de despesas.

É permitida a dedução das seguintes despesas:

  • Remuneração de terceiros com vínculo empregatício e os respectivos encargos trabalhistas e previdenciários;
  • Emolumentos pagos a terceiros (ex: taxas cartorárias);
  • Despesas de custeio necessárias à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora (ex: aluguel, água, luz, telefone, etc).

Esses valores escriturados em livro caixa devem ser preenchidos na ficha “Pagamentos Efetuados” para que seja feita a dedução da base de cálculo do IR.

Como funciona o livro caixa digital?

O livro caixa digital é uma alternativa aos velhos cadernos impressos e traz mais praticidade para o dia a dia do empreendedor. Hoje, você encontra diversos softwares e aplicativos gratuitos e pagos para registrar o fluxo de caixa do seu negócio diariamente.

Uma solução eficiente é a planilha, que pode ser baixada e preenchida com facilidade.

Com a planilha MEI Fácil por Neon, por exemplo, você pode registrar seus ganhos e despesas, acompanhar o histórico de vendas e preparar as informações necessárias para enviar a Declaração anual do MEI (DASN SIMEI).

Experimente agora nossa planilha de controle financeiro MEI gratuita.

Entendeu o que é livro caixa e como usar essa ferramenta no seu negócio? Aproveite e aprenda como fazer o controle de notas fiscais no MEI.

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