O controle de caixa é um dos pilares para qualquer empresa ter um bom planejamento. Se você é empreendedor, já deve saber que o faturamento pode variar de um mês para outro. Com isso, a falta de organização do dinheiro na empresa pode trazer diversos problemas.
Sem organização, pode faltar recursos para pagar as contas e você não saberá exatamente o que precisa fazer para o crescimento da empresa.
Mas como é feita a gestão das finanças? Neste artigo, vamos explicar tudo o que você precisa saber para evitar descontroles, pois isso fará diferença para que sua empresa decole o quanto antes.
Então, continue lendo e descubra o que fazer a partir de hoje!
O que é controle de caixa?
Controle de caixa é um meio utilizado por empresas para gerenciar as movimentações financeiras.
O objetivo é registrar todas as entradas e saídas de dinheiro para identificar as receitas e despesas de forma diária e semanal.
Ou seja, serve para pagar as contas certinho e manter a saúde do negócio.
Assim, ao final do mês, você terá uma demonstração de tudo que aconteceu no balanço financeiro da empresa.
Qual a função do controle de caixa?
A função do controle de caixa é fazer a gestão financeira de uma empresa.
Por meio de um acompanhamento detalhado do dinheiro que entra e sai, é possível identificar quais são as fontes de receita, o saldo, os gastos ou investimentos que a empresa realiza.
Portanto, esse controle ajuda a evitar problemas como falta de dinheiro para honrar compromissos financeiros.
Permite ainda identificar a necessidade de fazer ajustes no orçamento, como redução de despesas ou adotar estratégias para aumento de receitas.
Você quer ter uma visão clara e precisa das finanças? Então, tenha um controle de caixa para não entrar em dívidas por falhas de planejamento e, o mais importante, para fazer projeções de crescimento da empresa.
Qual a diferença entre controle de caixa e fluxo de caixa?
Apesar de serem termos parecidos, controle de caixa e fluxo de caixa são conceitos distintos. O controle de caixa é responsável por registrar todas as movimentações financeiras detalhadas no dia a dia, permitindo uma melhor gestão do capital de giro.
Já o fluxo de caixa serve para analisar o movimento de dinheiro em uma empresa em um período de tempo mais amplo. A ideia é compreender não apenas pagamentos e recebimentos imediatos, mas saber o contexto de longo prazo.
Assim, no decorrer dos meses, você poderá fazer comparações para saber quais períodos tiveram bom ou mau desempenho.
Se em determinado mês os resultados foram abaixo do esperado, é possível buscar melhorias e tomar decisões para corrigir rumos ao identificar tendências e padrões de comportamento financeiro.
O fluxo de caixa é como uma bússola que indica o caminho a seguir. Com ele, é possível planejar os gastos futuros da empresa, ao evitar surpresas imprevistas.
Qual a relação entre controle de caixa e estoque?
Um bom controle de caixa permite uma melhor gestão de recursos financeiros da empresa, enquanto o controle de estoque garante uma melhor administração dos recursos materiais.
A falta de um controle adequado de estoque pode afetar diretamente as finanças da empresa. Por que isso acontece?
Quando há excesso de estoque, há riscos de haver falta de espaço ou mesmo de os produtos perderem a validade, causando desperdício. Por outro lado, quando há falta de estoque, as entregas aos clientes podem acontecer com atrasos.
Como consequência, a empresa perderá vendas e clientes, afetando negativamente o faturamento. Logo, é importante que os controles de caixa e estoque estejam alinhados para viabilizar as atividades do negócio.
Como fazer o controle de caixa?
Para manter as finanças de uma empresa em dia, é fundamental ter um controle de caixa bem organizado.
Entenda o passo a passo:
Analise as receitas e as despesas
É indispensável registrar todas as entradas e saídas de dinheiro, para saber exatamente quanto a empresa está ganhando e qual o lucro obtido após pagar as contas.
Ao diferenciar receitas e despesas, é possível identificar possíveis gargalos ou oportunidades de melhoria.
As receitas são os valores recebidos pela empresa decorrentes de suas atividades operacionais, enquanto as despesas são os gastos necessários para manter o funcionamento da empresa.
Por exemplo, se as receitas estão crescendo, mas as despesas estão aumentando na mesma proporção, pode ser necessário revisar os processos e buscar maneiras de reduzir custos.
Identifique as categorias
Categorize as despesas em grupos, para facilitar a análise e identificação dos gastos. Desse modo, você terá um panorama das informações contábeis.
No caso das receitas, alguns exemplos de categorias são:
- Vendas de produtos ou serviços;
- Recebimento de aluguéis;
- Rendimentos financeiros;
- Subsídios e doações;
- Recebimento de dívidas;
- Venda de bens ou ativos;
- Recebimento de valores de multas e juros;
- Outras.
Já no caso das despesas, é possível identificar:
- Aluguel e taxas imobiliárias;
- Salários e encargos trabalhistas;
- Contas de consumo (água, luz, telefone, internet);
- Fornecedores e compras de mercadorias;
- Marketing digital e publicidade;
- Manutenção e reparos de equipamentos;
- Impostos e taxas;
- Juros e multas.
Essas categorias podem ser ainda mais detalhadas ou divididas em subcategorias, de acordo com peculiaridades de cada empresa.
Defina as despesas fixas e esporádicas
As despesas fixas são aquelas que ocorrem regularmente, como aluguel, salários e contas de energia e água. Por sua vez, as esporádicas são aquelas que ocorrem em períodos específicos, como pagamento de impostos e taxas.
Fazer essa distinção possibilita uma melhor previsão do orçamento, além de ser importante para a elaboração do plano de contas.
Identifique as origens de receitas e despesas
No caso das receitas, é importante entender de onde estão vindo os valores que estão entrando no caixa. É possível identificar se a maior parte das receitas vem, por exemplo, de vendas de produtos ou serviços prestados.
Isso pode ajudar na definição de estratégias para aumentar as receitas. Afinal, a tendência é replicar o que já está dando certo.
Por exemplo, no caso de uma empresa que faz vendas de produtos artesanais para lojas, é possível identificar a origem das receitas ao analisar as fontes pagadoras.
Quantas lojas fazem compras recorrentes? Quais fazem compras sazonais?
Além disso, é importante identificar a frequência das vendas, os valores, o tipo de produto vendido e a região geográfica.
Já no caso das despesas, é importante saber de onde estão vindo. Ou seja, se a maioria está relacionada a processos operacionais, investimentos em ativos ou pagamento e negociação de dívidas.
Acompanhe o fluxo de caixa diariamente
Acompanhe diariamente as entradas e saídas de recursos para ter controle em tempo real.
A principal vantagem disso é a possibilidade de identificar de forma rápida e precisa eventuais dificuldades financeiras, como atraso no pagamento de contas ou falta de recursos para cobrir despesas importantes.
Outra vantagem é a possibilidade de fazer alterações no orçamento, de acordo com as necessidades de curto prazo, ou fazer ajustes ao longo do tempo.
Controle o estoque
Fazer o controle de estoque possibilita ter uma visão completa de quais produtos estão disponíveis para venda, por quanto tempo e para atender os clientes sem atrasos.
Logo, você saberá se há produtos em falta ou em excesso, de modo a evitar desperdícios e prejuízos.
O estoque é parte integrante do capital de giro da empresa e, por isso, deve ser considerado no controle de caixa.
Analise os resultados ao fim de cada mês
Ao analisar os resultados do mês, você vai identificar possíveis problemas e oportunidades de melhoria.
Confira abaixo as vantagens de fazer essa análise:
- Identificar o montante total de receitas e despesas do período;
- Verificar o lucro líquido obtido pela empresa no mês;
- Identificar possíveis variações nos valores de receitas e despesas em relação a meses anteriores;
- Verificar se as despesas estão dentro do orçamento previsto;
- Identificar os principais pagamentos realizados;
- Verificar a situação do fluxo de caixa para o próximo mês;
- Analisar o capital de giro;
- Identificar possíveis necessidades de cortes de gastos ou investimentos para o negócio;
- Realizar projeções para os próximos meses de acordo com os resultados obtidos.
Com essa análise, existem estimativas mensuráveis para a sustentabilidade do negócio no curto, médio e longo prazo.
Modelo de planilha de controle de caixa
Utilizar modelos prontos de planilha de Excel são uma opção interessante para pequenas empresas que querem ter um controle de caixa.
Se o seu negócio não movimenta ainda grandes volumes de dinheiro diariamente, esses modelos atenderão bem às necessidades da empresa.
Veja um exemplo simplificado dos dados que podem estar presentes na planilha de receitas:
| Data | Cliente | Produto (P) ou Serviço (S) | Tipo | Valor (R$) | Forma de Pagamento | Parcelas | NF | Recebido |
| 01/01/23 | João | Consultoria | S | 1.500,00 | Cartão de Crédito | 1x | 001 | S |
| 05/01/23 | Maria | Produto A | P | 500,00 | Dinheiro | – | 002 | S |
| 10/01/23 | José | Produto B | P | 800,00 | Cartão de Débito | – | 003 | S |
| 15/01/23 | Ana | Consultoria de Marketing | S | 2.000,00 | Boleto | 1x | 004 | N |
| 20/01/23 | Pedro | Produto C | P | 1.200,00 | Cartão de Crédito | 2x | 005 | S |
Você pode fazer o mesmo com as despesas:
| Data | Tipo de Despesa | Valor (R$) | Forma de Pagamento | Parcelas | Pago |
| 01/01/23 | Aluguel | R$ 2.000,00 | Transferência bancária | 1x | S |
| 05/01/23 | Fornecedores | R$ 1.500,00 | Débito | – | S |
| 10/01/23 | Salários | R$ 5.000,00 | Depósito em conta | – | S |
| 15/01/23 | Marketing | R$ 1.200,00 | Boleto | 2x | N |
| 20/01/23 | Manutenção | R$ 800,00 | Dinheiro | – | S |
É importante lembrar que esse é um modelo básico que atende bem um pequeno negócio, mas é possível adicionar outras colunas e informações se você julgar necessário.
Baixe aqui uma planilha completa e gratuita para MEI.
Programa para controle de caixa
A gestão financeira é uma das preocupações dos empreendedores ao gerenciar o negócio.
Porém, para facilitar nossa vida, existem diversas opções de programas no mercado para auxiliar no controle de caixa.
Essas plataformas são interessantes para pequenas e médias empresas, que muitas vezes não têm um departamento financeiro próprio e precisam de soluções mais acessíveis.
Veja alguns exemplos:
- QuickBooks: é um programa de contabilidade online que permite gerenciar contas a receber e a pagar, além de oferecer recursos para controle de caixa e geração de relatórios financeiros;
- Bkper: ferramenta que faz lançamento de contas, permite a importação de extratos bancários e a geração de relatórios;
- SIS Controle: oferece um fluxo de caixa diário, semanal e mensal com gráficos, permitindo uma visão completa da situação financeira do negócio;
- Nibo: é uma plataforma que oferece recursos para controle financeiro, emissão de boletos e notas fiscais;
- RP Controle Financeiro: sistema simples e acessível para controle de despesas e receitas;
- ConnectPlug: controle de vendas e recebimentos e um fluxo de caixa diário, além de gestão de estoque;
- Acompanha-Me: programa do Sebrae para emissão de relatórios financeiros que proporciona uma análise detalhada da situação financeira do negócio;
- Hábil Empresarial: possui uma infinidade de recursos que facilitam a gestão financeira.
A escolha da plataforma ideal dependerá das necessidades específicas da sua empresa e do seu orçamento.
Lembrando que dos exemplos listados acima, apenas ConnectPlug, QuickBooks e Nibo são pagos, os demais são gratuitos.
App para controle de caixa
O acesso a aplicativos de finanças permite controlar o caixa da empresa de forma mais prática, pois você pode acessar de qualquer lugar se estiver conectado à internet.
Muitos dos programas que já mencionamos, a exemplo do QuickBooks, Bkper e SIS Controle, possuem apps. Em geral, eles têm as mesmas funcionalidades do programa para desktop.
Além disso, o mercado de SaaS (Software como Serviço) para gestão financeira vem crescendo bastante, com integração de tecnologias sem necessidade de baixar um programa, pois o acesso é pela internet.
MEI precisa fazer controle de caixa?
Sim, é essencial que o MEI faça o controle de caixa, mesmo que o faturamento não seja alto quanto o de outras modalidades de empresa.
O MEI é uma figura jurídica que possui um CNPJ. Por isso, é considerado uma empresa, ainda que seja um negócio individual, muitas vezes sem funcionários (é permitido contratar no máximo um).
Com as finanças bem planejadas, o empreendedor terá uma visão de todas as receitas e despesas. É isso que permite tomar decisões financeiras para o crescimento do negócio no médio e longo prazo.
Além disso, o controle de caixa é fundamental para o cumprimento de obrigações fiscais e tributárias, como a emissão de notas fiscais, a declaração anual do MEI (DASN SIMEI) e a declaração de imposto de renda (IRPF), se for o caso.
Talvez você esteja no início do negócio como MEI e ainda não tenha uma conta bancária para pessoa jurídica. Ou seja, você mistura sua vida financeira pessoal e profissional.
Embora ter uma conta jurídica no banco não seja obrigatório para MEI, esse é um passo importantíssimo para deixar separadas as contas da empresa e as suas próprias.
Com nossas dicas, você terá inteligência financeira para gerir o seu negócio!
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