Controle de estoque: aprenda agora a fazer o seu

Fazer controle de estoque é importante para garantir a disponibilidade dos produtos e evitar desperdícios na sua empresa.

E não importa o tamanho dela: todo negócio deve saber o que entra e sai do seu estoque e se programar para comprar na hora certa e repor para não faltar.

Como MEI, você também precisa assumir essa função e ficar de olho no giro dos produtos.

Afinal, não vai querer perder vendas por falta de itens ou acabar desperdiçando mercadorias, não é mesmo?

Se tem dúvidas a respeito, não se preocupe. Neste conteúdo, vamos ajudar você a colocar o controle de estoque em dia com um passo a passo simplificado.

Continue lendo e melhore ainda mais a gestão do seu negócio.

O que é controle de estoque?

O controle de estoque é um processo de gestão da entrada e saída de produtos da empresa, de modo a garantir a disponibilidade de mercadorias e evitar desperdícios.

Fazem parte desse trabalho o inventário, a gestão de compras, o armazenamento, a expedição e o cálculo do giro de estoque, entre outras funções.

Se você tem um comércio, por exemplo, deve programar as compras de produtos de diversos fornecedores e armazenar esses itens até a venda, controlando o que entra e o que sai do estoque.

Se você presta serviços, também pode precisar de alguns itens em estoque, como materiais de escritório, produtos para alimentação e limpeza, suprimentos de informática ou mesmo insumos utilizados na execução do trabalho.

Logo, toda empresa deve ter um controle de estoque para atender à demanda do mercado e manter seu funcionamento – o que varia é a complexidade dessa atividade.

O objetivo é assegurar que você sempre tenha os produtos de que necessita em estoque e, ao mesmo tempo, não fique com itens parados ou mercadorias em excesso.

Para que serve o controle de estoque

O controle de estoque serve para garantir a disponibilidade dos produtos necessários e equilibrar as compras e vendas da empresa.

Com uma gestão adequada, você sempre sabe quais itens possui em estoque e quando é o momento certo de fazer novos pedidos aos fornecedores.

Além disso, fica sabendo quais produtos têm maior saída, quais são as épocas de pico e baixa de vendas e qual a reserva mínima para cada item, de acordo com o ritmo de vendas e suas estratégias.

Outro ponto fundamental é evitar que produtos fiquem parados, gerando custos desnecessários ou até mesmo prejuízos, como no caso de itens perecíveis ou com prazo de validade curto.

Se você controlar o estoque corretamente, nunca terá problemas como falta de produtos na hora da venda, desperdícios de mercadorias ou incompatibilidade dos dados do sistema com o estoque físico.

Além disso, ficará sempre bem informado sobre as suas mercadorias e poderá se planejar melhor para expandir o negócio e aumentar as vendas.

MEI deve se preocupar com estoque?

Sim, o MEI deve se preocupar com o estoque da mesma forma que qualquer outro empreendedor.

Não é porque sua empresa é individual que pode descuidar das entradas e saídas de produtos ou controlar tudo “de cabeça”.

Afinal, mesmo um comércio pequeno pode ter uma alta rotatividade e variedade de produtos, e cada um deles precisa ser acompanhado de perto da compra à venda ao consumidor final.

Já imaginou perder um cliente porque não tem o produto que ele quer em estoque?

Ou acabar desperdiçando um lote de mercadorias porque não se atentou ao prazo de validade e condições de armazenamento?

Esses problemas podem ser facilmente evitados com um controle de estoque simples, feito diariamente e semanalmente.

Isso inclui a atualização constante do inventário, que é o registro de todas as entradas e saídas em um sistema.

Também envolve tarefas como codificação dos produtos, preparo de diferentes tipos de armazenamento de acordo com as condições do item e processos de expedição, entre outras tarefas.

Obviamente, tudo isso fica mais fácil com um software que ofereça recursos de controle de estoque, para que você possa automatizar tarefas e perder menos tempo nessa função.

Mas se você ainda não tiver acesso a um sistema, pode utilizar a boa e velha planilha do Excel.

Como fazer o controle de estoque: passo a passo

Fazer o controle de estoque sendo MEI não precisa ser tão complicado.

Quer ver só?

Siga estes passos e torne a tarefa simples e efetiva:

1. Registre todas as entradas e saídas

A função mais básica do controle de estoque é registrar todas as entradas e saídas de produtos em uma planilha ou software.

É um processo muito parecido com o que você faz no fluxo de caixa, mas envolvendo produtos em vez de valores financeiros.

Geralmente, as entradas são os produtos comprados de fornecedores, enquanto as saídas podem ser vendas, transferências ou até mesmo descartes.

Na hora de lançar os itens, você deverá classificá-los em categorias (por exemplo, mercadorias para venda, insumos, suprimentos etc.).

Isso ajuda a organizar melhor seu armazenamento.

Além desse cuidado, é importante revisar as notas fiscais e garantir que tudo esteja correto ao receber cada novo item.

2. Faça o inventário

Fazer o inventário significa listar todos os itens que você tem em estoque e suas quantidades, garantindo que os dados do sistema batam com a realidade.

Esse processo exige contagens periódicas e atualização constante, pois os números vão mudando conforme as compras e vendas vão sendo realizadas.

Assim, você sempre sabe quanto possui de cada produto e consegue organizar melhor suas vendas, identificando quais deles estão parados há mais tempo e quais têm mais saída.

3. Crie padrões para a gestão do estoque

Para manter seu estoque organizado, é importante que você defina padrões e procedimentos para lidar com os produtos.

Por exemplo, você pode estabelecer horários específicos para movimentações de mercadorias e utilizar etiquetas para organizar melhor seus produtos.

Além disso, é fundamental se atentar às condições de armazenamento de cada item, escolhendo o local de acordo com temperatura, iluminação, umidade, circulação de ar e outros fatores.

4. Defina seu estoque crítico

Toda empresa precisa definir seu estoque crítico, que é uma quantidade mínima dos itens mais importantes para o negócio.

Por exemplo, se você tem um produto que é o carro-chefe, precisa garantir que sempre haja disponibilidade dele em estoque.

Para ir mais além, você pode definir o volume mínimo e máximo de cada item comercializado pela empresa, como forma de ter sempre os produtos disponíveis.

Isso evita que seu negócio seja pego de surpresa, prejudicando a relação com os clientes.

5. Controle os custos do estoque

Manter um estoque não é exatamente barato.

Ele gera custos para a empresa com locação do espaço físico para armazenamento, tecnologias implementadas, funcionário e margem de perdas e danos.

Então, é importante que você entenda quais despesas têm origem no estoque para reduzi-las ao máximo e, assim, melhorar a saúde financeira do negócio.

6. Programe pedidos com fornecedores

Quando você tem um estoque organizado, fica muito mais fácil programar os pedidos de fornecedores e receber sempre na mesma data.

Nessa hora, você precisa de parceiros comerciais confiáveis, que sejam flexíveis com os prazos de pagamento e entreguem sempre na data combinada e com a mesma qualidade.

Se você conseguir prever suas demandas e pedir com antecedência, terá uma margem maior para negociação e pode conseguir descontos vantajosos.

Descontos esses que podem ser repassados aos clientes ao fazer promoções.

7. Calcule seu giro de estoque

O giro de estoque é um dos indicadores mais importantes para entender o desempenho dessa área no seu negócio.

Basicamente, ele mostra quanto tempo em média seu estoque leva para ser renovado a partir da seguinte fórmula:

  • Giro de estoque = Total de Vendas / Estoque médio.

O resultado indica quantas vezes o estoque precisou ser totalmente renovado no período, ajudando a alcançar o equilíbrio ideal entre as compras e vendas.

O cálculo também pode ser aplicado a produtos individuais para entender quanto tempo eles permanecem no estoque.

Por exemplo, se você vendeu 60 calçados no mês de um modelo com estoque médio de 30 unidades, significa que foi preciso renovar o estoque duas vezes no período.

Assim, você consegue se planejar para comprar seus produtos de acordo com o giro, evitando itens a mais ou a menos.

8. Invista em tecnologia

Como mencionamos, investir em um software com recursos de controle de estoque pode ser uma ótima solução para agilizar essa tarefa na sua empresa.

Se você comanda o negócio sozinho, um sistema é ainda mais importante, pois poupa muito tempo nas rotinas diárias e ajuda você a evitar erros.

Alguns exemplos de funcionalidades são a baixa automática de produtos do estoque a cada venda, atualização automática de inventário, alertas de estoque mínimo e geração de relatórios.

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