Todo empreendedor atento precisa conhecer os passos para emitir a nota fiscal de entrada e saída sempre que a ocasião exigir.

Produtos que circulam sem as notas fiscais comprovando a procedência podem ser apreendidos, e aí o prejuízo é certo.

A propósito, vender sem nota é crime contra a ordem tributária, como previsto na Lei 8137/1990, que pode gerar multas e até dois anos de prisão.

Esse é o típico “barato que sai caro”, tendo em vista que hoje a Receita Federal detecta com muito mais rapidez quando uma empresa vende sem emitir notas.

Em certos casos, contudo, a omissão ao emitir esse documento não é causada por má fé, mas por falta de conhecimento, especialmente sobre as notas de entrada.

Se você ainda não sabe bem em que casos ela deve ser emitida, não deixe de ler até o final para garantir que suas vendas e recebimentos estarão dentro da lei.

Confira os tópicos que serão abordados:

Nota fiscal de entrada e saída: o que é?

Nota fiscal é o documento pelo qual os órgãos tributários garantem a arrecadação de impostos cobrados sobre vendas de produtos, insumos e prestação de serviços.

Ela serve para comprovar que uma empresa fez uma venda — que, como qualquer transação comercial, gera uma contrapartida para o estado.

Não se esqueça que é o dinheiro que vem dos impostos e tributos que financia todos os serviços públicos e a seguridade social.

Microempreendedores Individuais também podem estar sujeitos a emiti-la, por meio da nota fiscal para MEI.

Cabe destacar que, embora a nota que vai para as mãos do cliente possa ser física, a versão que vale mesmo é a eletrônica (NF-e).

A venda para o consumidor final não é a única etapa em que uma empresa ou o MEI pode ser obrigado a emitir uma nota.

Conheça a seguir as duas situações em que o documento fiscal pode ser exigido.

Nota fiscal de saída

A situação mais recorrente na qual uma NF precisa ser emitida é na venda direta para o consumidor.

Nesse caso, a operação que deve ser registrada por meio da nota é a saída do produto/serviço, daí o nome “nota fiscal de saída”.

Para MEIs, a emissão da nota de saída não é obrigatória quando a venda é realizada para uma pessoa física.

Se o negócio for feito com outra empresa, aí sim, ela torna-se uma obrigatoriedade para o MEI, menos quando o destinatário da nota emitir NF de entrada.

A nota para MEI é facultativa inclusive nas vendas interestaduais, como previsto no § 1º do artigo 106, da  Resolução CGSN nº 140, de 2018.

Nota fiscal de entrada

As regras que se aplicam às notas de saída valem também para as de entrada.

Aliás, nota de entrada é toda aquela que comprova que uma mercadoria ou insumo passou a integrar um estoque.

Ou seja, ela cobre as aquisições que uma empresa faz, sendo emitida em outras situações específicas, como veremos mais à frente.

Em geral, a operação mais comum coberta por esse documento é o recebimento de produtos ou matérias-primas com destino ao estoque para revenda ou fabricação.

Um detalhe sobre as notas fiscais muito importante é que, para o MEI, elas podem representar a chance de explorar novos mercados, já que a maioria das empresas só negocia com empresas que emitem notas.

Vender para o governo, então, nem se fala, emitir nota fiscal é uma obrigação – tanto em processos licitatórios como em negociações diretas.

Qual a diferença de nota fiscal de entrada e saída?

Digamos que você é um varejista que trabalha com revenda.

Ao vender para o consumidor final, você emite uma nota fiscal em que o preço de venda, impostos e data, entre outros dados, ficam registrados.

Por outro lado, quem garante que esse produto tem boa procedência, ou seja, foi adquirido de uma fonte confiável e que também contribui com seus impostos?

A resposta a essa pergunta é justamente a nota fiscal de entrada, documento que serve para atestar de onde vêm as mercadorias que uma empresa vende.

Logo, sempre que sua empresa adquire um bem, ela precisa emitir a respectiva nota de entrada.

Na outra ponta do processo, portanto, na hora da venda, é a nota de saída que entra em cena.

Quando usar as notas de entrada e de saída?

O conhecimento sobre os tipos de notas é essencial para uma rotina de controle de notas fiscais, que devem ser armazenadas por cinco anos.

Esse controle deverá levar em conta o tipo de operação que gerou o documento.

As notas de saída, como vimos, devem ser geradas sempre que a empresa faz uma venda.

Já as de entrada, além de serem emitidas quando algum produto ou insumo entra no estoque, tem sua emissão prevista em outras quatro situações.

Confira a seguir.

Compra de produtos importados

Todo produto importado chega ao Brasil com um documento fiscal conhecido como invoice, uma espécie de nota fiscal estrangeira.

Sendo de outro país, ela não tem valor legal em nosso território, o que obriga a empresa que recebe a mercadoria a emitir uma nota de entrada.

Devolução de mercadorias

Se um produto é devolvido pelo consumidor, deve retornar para o estoque, caso em que é emitida uma nova nota fiscal de entrada, comprovando a operação.

Retorno de simples remessa

Há também os casos em que um produto tem que sair do estoque por motivos que não são a venda.

Reparos, consertos e demonstrações são alguns deles.

Assim, quando o produto retornar para o estoque, deverá ser emitida a devida nota para atestar sua nova entrada.

Retorno sobre industrialização

Se um produto passar por algum processo industrial por parte de um autônomo antes de chegar ao estoque, deve ter sua aquisição também coberta pela nota de entrada.

Quando é permitido emitir nota fiscal de entrada?

A emissão de notas fiscais, sejam de entrada ou de saída, só é uma obrigatoriedade para o MEI quando a negociação é com outra empresa.

Nos demais casos, a emissão será facultativa, ou seja, ele só emite se quiser ou se o consumidor exigir, já que esse é um direito previsto no Código de Defesa do Consumidor.

A emissão também é obrigatória quando o produto precisa ser enviado para o cliente, como acontece nas vendas pela internet.

MEI emite nota fiscal de entrada?

Como a nota de entrada decorre sempre de uma operação entre empresas, então sua emissão passa a ser obrigatória, inclusive para MEIs, desde que trabalhem com estoque.

Observe que a maioria das empresas só negociam com MEIs se eles estiverem aptos a emitir esse documento, então, o melhor a fazer é garantir a sua emissão.

Em licitações, essa é uma obrigatoriedade inegociável, então, se você pretende negociar junto a órgãos do governo, não deixe de se habilitar para emitir notas.

E de saída?

Como já vimos, as notas de saída não são obrigatórias quando se vende para o cliente final.

De qualquer forma, sua emissão é recomendada como forma de assegurar um direito do consumidor e transmitir uma imagem profissional do negócio.

Como fazer a emissão de nota fiscal de entrada de devolução

A informatização dos processos de emissão de notas simplificou a vida das empresas e do governo.

Com isso, a emissão de nota fiscal de entrada e de saída tornou-se um procedimento mais simples, demandando apenas o preenchimento de poucos campos na nota.

Normalmente, os dados a serem informados no documento fiscal são:

  • Dados do fornecedor do produto que entra: CNPJ, nome da empresa e endereço, entre outros
  • Dados da mercadoria ou insumo: descrição do produto, valor, quantidade, etc
  • Natureza da operação: descritivo do motivo pelo qual a nota está sendo gerada
  • CST (Código de Situação Tributária): pelo qual é determinada a tributação dos produtos
  • CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestação): número usado para identificar a natureza da circulação de uma mercadoria.

Em todo caso, existem duas categorias de emissão para caracterizar uma nota fiscal de entrada.

Veja a seguir quais são.

Por emissão

A nota de entrada por emissão deve ser gerada sempre que um produto, matéria-prima ou insumo entrar no estoque da empresa.

Em geral, o processo é idêntico ao da emissão da nota de saída, variando apenas conforme as regras determinadas por cada estado ou município.

Para se habilitar à emissão de notas, o MEI precisará obter um número de Inscrição Estadual, além de precisar de um certificado digital e um software emissor.

Por importação

Já o processo de emissão de nota de entrada por importação é um pouco mais complexo.

Consiste em fazer a importação do respectivo arquivo XML da nota emitida pelo fornecedor e, em seguida, fazer o registro no estoque.

Se seu negócio estiver sujeito a emitir muitas dessas notas, vale buscar o apoio de um contador para que o controle desses documentos seja mantido — a contabilidade MEI Fácil por Neon pode ajudar nessa hora.

A importância do controle de notas fiscais

Sem emitir notas fiscais, o MEI fica impedido de negociar com outras empresas.

Dessa forma, é fundamental que você esteja preparado para emitir esse importante documento.

Aprenda mais sobre esse assunto da maior relevância neste artigo em que mostramos como fazer o controle de notas fiscais para MEI