Como montar uma papelaria? 11 passos para começar o negócio

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Mulher segurando caixas dentro de papelaria
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Para saber como montar uma papelaria com sucesso, existem algumas etapas importantes para que você torne realidade o seu sonho de empreender. Mas como está o setor no mercado?

Dados apontam que os produtos de papelaria tiveram aumento de 12% entre janeiro de 2022 e janeiro de 2023. O caderno foi o item que apresentou maior alta de preços, segundo o IPCA.

As regiões mais afetadas foram: Porto Alegre, Belo Horizonte, Rio de Janeiro e São Paulo.

A elevação de preços de materiais escolares em Belo Horizonte, por exemplo, foi de 63,4% no início deste ano.

Embora para os consumidores a notícia não seja tão boa, para os empreendedores é um sinal de oportunidade. Afinal, todas as crianças e adolescentes em idade escolar precisam de cadernos e materiais para estudo.

Então, continue lendo para saber como abrir uma empresa no segmento.

Como montar uma papelaria em 11 passos

Vamos ver as etapas necessárias para montar o seu negócio.

1. Montar um plano de negócio

O plano de negócio fornece uma visão geral de seus objetivos, estratégias, orçamento e recursos e ajuda a antecipar possíveis dificuldades. A ideia é fazer um planejamento para se organizar e encontrar soluções para os problemas.

Colocar tudo no papel também é útil para monitorar o desempenho do negócio e tomar decisões estratégicas.

Vale lembrar que ele pode ser revisado de tempos em tempos para se adequar às tendências de mercado e aos objetivos do negócio.

2. Definir a localização

Ao escolher um local, considere a quantidade estimada de pessoas que habitam no bairro e se há escolas próximas para atender a demanda. Além disso, a região é de fácil acesso aos clientes?

É bom verificar se há estações de metrô ou paradas de ônibus, além de facilidade de estacionamento.

3. Atender os requisitos legais

Chegamos à questão burocrática de como montar uma papelaria.

Então, será necessário cumprir estes requisitos:

  • Ter registro na Junta Comercial;
  • Obter o CNPJ;
  • Conseguir o alvará de funcionamento na prefeitura, exceto para MEI;
  • Fazer registro na Caixa no sistema “Conectividade Social — INSS/FGTS”;
  • Ter cadastro na Entidade Sindical Patronal, caso não seja MEI;
  • Conseguir o alvará de licença da Vigilância Sanitária, caso não seja MEI;
  • Ter o aval do Corpo de Bombeiros para obter o Habite-se na prefeitura;
  • Verificar na Lei de Zoneamento do município se há permissão para montar a papelaria no local escolhido.

Pode parecer complicado, mas não desanime; todos os que abrem um negócio passam por essa etapa.

Além disso, se você contar com um contador, poderá deixar este profissional encarregado dessa parte.

4. Procurar um meio de financiamento

Você já sabe que abrir uma papelaria envolve custos.

Por isso, é preciso avaliar qual será a sua fonte de financiamento, e para isso é preciso responder algumas perguntas:

  • Você já possui economias para começar o negócio?
  • Já fez algum investimento anterior e teve retornos?
  • Precisará de um empréstimo de familiares ou de um banco?
  • Precisará de financiamento?

São questões relevantes para que você se organize e coloque em prática a sua ideia.

No programa BNDES Microcrédito, por exemplo, existem opções de financiamento para o microempreendedor.

5. Planejar a estrutura física

Ao planejar a estrutura física, é importante estabelecer espaços para o balcão de atendimento, para o escritório e para o estoque de mercadorias.

Se você quer saber como montar uma papelaria, pode estar se perguntando: qual o tamanho ideal da loja?

Na verdade, isso pode variar dependendo da quantidade de produtos que serão vendidos e de acordo com o porte da empresa.

Em geral, uma área de 30 a 60 metros quadrados já é suficiente para começar. Ao dispor os produtos em prateleiras, por exemplo, é possível economizar um bom espaço.

A loja também precisa ter uma boa iluminação para os produtos ficarem bem visíveis.

6. Organizar a estrutura de funcionários

Uma papelaria pode ter de um a dez funcionários, ou até mais, mas, se você começar com poucos recursos, um funcionário apenas já é suficiente.

Assim, uma pessoa ficará responsável pelo balcão enquanto outra pode se encarregar dos pagamentos.

O empreendedor deve avaliar qual a quantidade de funcionários necessária segundo o seu modelo de negócios.

A partir disso, poderá definir os horários e as regras de trabalho.

7. Adquirir equipamentos e móveis

Entre os equipamentos e móveis necessários, você vai precisar de:

  • Estantes;
  • Gaveteiros;
  • Armários;
  • Gôndolas;
  • Cadeiras;
  • Balcão;
  • Máquina de pagamento;
  • Computador;
  • Alarme de segurança;
  • Impressora;
  • Mesa;
  • Telefone.

8. Encontrar bons fornecedores

Para encontrar bons fornecedores, primeiro faça uma lista de mercadorias que você venderá, como papéis, canetas, cadernos, borracha, lápis, tesouras, cartolina e tudo o que é comercializado em uma papelaria.

Depois, pesquise considere a qualidade e o preço dos produtos com fornecedores. Avalie o custo-benefício de acordo com a demanda e atente-se aos prazos de entrega.

9. Estipular os preços de venda

É importante que todos os preços dos produtos sejam calculados de forma a garantir que a sua papelaria obtenha lucro, certo?

Como montar uma papelaria envolve custos fixos e variáveis, além dos custos de logística das mercadorias, anote tudo para precificar corretamente. Assim, você poderá saber o markup, uma fórmula que existe justamente para encontrar o preço ideal.

Além disso, considere o mercado e os preços praticados por seus concorrentes, as promoções e os preços sazonais.

10. Estabelecer a automação de processos

A automação de processos em uma papelaria pode ser muito útil, em especial no que se refere à emissão de notas, ao controle financeiro e à gestão de estoque.

Ao utilizar um software ERP, por exemplo, será possível fazer o gerenciamento eficaz de diversas operações na empresa.

11. Fazer a divulgação

A divulgação da papelaria é algo que o empreendedor não pode negligenciar.

Nesse sentido, o marketing digital é uma das ferramentas mais úteis, pois contribui para construir relacionamentos com os clientes e fornece informações sobre os produtos, promoções e novidades.

Assim, a sua empresa poderá aproveitar a presença online para alcançar mais consumidores.

A estratégia digital pode incluir blogs, posts nas redes sociais, vídeos, webinars, tutoriais e materiais educativos que ajudam os potenciais clientes a conhecer melhor os produtos oferecidos pela empresa.

Quanto custa montar uma papelaria?

Os custos para montar uma papelaria podem variar entre R$ 50 mil e R$ 200 mil, para empresas de pequeno e grande porte, respectivamente.  Então, é preciso ter um bom planejamento financeiro, pois esses valores não são baixos.

Além disso, há alguns fatores que influenciam este investimento.

Se a papelaria for localizada em uma área de alto tráfego, o custo tende a ser mais elevado, pois inclui aluguel, energia e água, mobiliário, estoque inicial, equipamentos e outros.

Quais os desafios de administrar uma papelaria?

Alguns dos principais desafios para administrar uma papelaria são: o acompanhamento de estoque, o gerenciamento de vendas, o controle de custos e a fidelização de clientes. Muitas dessas questões podem ser otimizadas com o uso de um sistema automatizado.

E mais: se considerarmos a era digital em que vivemos, outro desafio é que muitos produtos de papelaria podem ser adquiridos online, e em alguns casos, sem ter que arcar sequer com os custos de frete.

Então, se você busca ideias de como montar uma papelaria, este pode ser um desafio importante no mercado, já que as lojas físicas precisam encontrar diferenciais para se destacar.

Vale a pena montar uma papelaria?

Precisamos considerar a questão de que existem muitas lojas virtuais competindo com lojas físicas, certo?

Apesar disso, muitas pessoas precisam comprar produtos imediatamente ou não estão dispostas a esperar o prazo de entrega de um produto comercializado online.

Há também o fato de que nem sempre o frete para entrega de produtos é gratuito.

Por tudo isso, vale a pena montar uma papelaria, pois há espaço no mercado.

Papelaria pode ser MEI?

Sim, dono de papelaria pode ser MEI. Inclusive, o CNAE é o número 4761-0/03.

Para quem deseja começar com baixos investimentos e pouco risco, ser MEI é uma ótima alternativa, pois não há grandes burocracias para abrir a empresa.

Como abrir MEI para papelaria?

Para abrir o MEI de papelaria, você deve cumprir os seguintes passos:

  • Não ser parte de outra empresa como sócio ou titular;
  • Ter uma conta gov.br;
  • Fazer o registro no Portal do Empreendedor, na opção “Quero ser MEI”;
  • Escolher nome fantasia e o CNAE;
  • Informar o endereço;
  • Emitir o CCMEI para conseguir o CNPJ.

Simples, não é mesmo?

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