Gestão de tempo: está familiarizado com esse termo ou está com dificuldade de achar espaços livres na sua agenda?
Saber como administrar o tempo é um desafio para você ou já domina esse assunto como ninguém?
Quando se é microempreendedor individual, você precisa cuidar da empresa, estar com a família e os amigos, estudar para se manter atualizado, fazer atividade física… Como fazer a gestão de tempo com tantas tarefas?
Vamos descobrir como fazer a administração do seu tempo?
O que é gestão de tempo?
Gestão de tempo ou gerenciamento de tempo é uma forma de administrar suas horas a fim de otimizá-las, permitindo fazer mais coisas.
Em uma empresa, por exemplo, saber fazer a gestão do seu tempo te ajuda a realizar mais tarefas, mas dedicando horas suficiente para exercê-las com qualidade.
Uma boa gestão de tempo é uma das melhores dicas de produtividade para o seu dia a dia, sabia?
Saber gerir as horas do seu dia, significa saber se organizar e se planejar para realizar todas as tarefas que você deseja – incluindo lazer.
Afinal, quem nunca pensou em como ter mais tempo livre, seja para hobby, família ou descansar?
Entenda suas prioridades
Antes de partirmos para as dicas de gestão de tempo, é importante entendermos a relação entre prioridade e horas disponíveis no nosso dia.
Muitas vezes nós achamos que não temos tempo para fazer determinadas atividades, mas muitas vezes nós não as vemos como prioridade.
Quer um exemplo? Pense no seu trabalho.
Você tem tempo para fazer o seu trabalho, certo? Assim como, você o enxerga como uma grande prioridade na sua vida, afinal, você é um microempreendedor.
Agora se eu te perguntar se você tem tempo para passar o dia com a sua família no parque. Você me responderia o que?
Se você não enxergar essa atividade como uma prioridade, você vai colocar outra no lugar dela, e assim, estará sem tempo. Quando na verdade, você apenas não enxerga passar um tempo no parque com a sua família como uma das tarefas mais importantes do seu dia (semana, mês, e assim por diante).
A partir do momento que você entender que isso é uma das prioridades, você encontrará um tempo para ela.
Eu não tenho tempo = eu não tenho prioridade
Como disse Laura Vanderkam, especialista em gestão de tempo, na palestra abaixo.
4 métodos, técnicas e ferramentas de gestão de tempo
Alguns métodos, técnicas e ferramentas de gestão são bastante conhecidas e eficazes para o nosso dia a dia.
Conheça as nossas favoritas:
GTD
Talvez você já conheça, talvez você esteja se perguntando: o que é GTD e para que serve?
GTD ou “Getting Things Done” é uma metodologia criada e apresentada por David Allen em seu livro de mesmo nome (em português “A arte de fazer acontecer”).
A metodologia GTD é dividida em cinco partes:
- Capturar todas suas ideias e coisas que necessita fazer
- Esclarecer o que demanda uma ação ou não
- Organizar sua lista de tarefas
- Refletir sobre e revisar sua lista para não se esquecer de nada
- Engajar e executar as atividades
Método Kanban
Você já viu aquelas pessoas que organizam suas tarefas através de post-its? Já ouviu falar no Trello ou na Asana?
Essas são algumas ferramentas de gestão de tempo que usam o método Kanban, que consistem em agrupar suas tarefas em blocos e quadros.
A organização mais simples do Kanban é de To Do, Doing e Done (a fazer, fazendo e feito).
Você organiza suas tarefas e as coloca na coluna de To Do – A fazer. Enquanto você realiza essa atividade, você a move para Doing – Fazendo. E por fim, quando você finaliza, você coloca em Done – Feito.
Técnica pomodoro
Já tentou ficar horas focada em uma mesma atividade? É muito difícil não é mesmo? Isso porque, nós necessitamos de pausas – mas claro, pausas inteligentes e produtivas.
E é nesse momento que entra a técnica pomodoro. Ou seja, organizar suas tarefas e pausas em ciclos de tempo que funcionam da seguinte forma:
25 minutos de atividade sem intervalo + 5 minutos de pausa.
Após 4 ciclos de 25 minutos, um descanso de 30 minutos.
Você pode controlar o seu tempo com um cronometro ou através de uma ferramenta de gestão de tempo que use a técnica pomodoro, como TomatoTimer.
Matriz de Eisenhower
Matriz de Eisenhower é uma matriz de gerenciamento de tempo baseada em prioridades. Lembra desse tópico que falamos acima?
Essa técnica consiste em dividir suas atividades em quadrantes de acordo com a urgência de cada uma. Da seguinte forma:
- Importante e urgente é algo que precisa ser feito imediatamente
- Importante, mas não urgente são tarefas de médio e longo prazo
- Urgente, mas não importante são atividades mais simples, como reuniões e responder e-mails
- Não urgente, não importante são tarefas que podem esperar, podem ser delegadas ou descartadas
5 dicas de gestão de tempo para empresa
Agora que você já conhece algumas técnicas e ferramentas de gestão de tempo, chegou o momento de colocar esses aprendizados em prática na sua empresa.
Para isso, selecionamos algumas dicas de gestão de tempo para MEI. Vamos lá?
Planeje seu dia e sua semana
Planejar sua semana te ajudará a ter mais clareza sobre suas prioridades – e a organizá-las de acordo com o nível de urgência.
Sugestões de como se planejar:
- Pela manhã sobre aquele dia
- Na noite anterior
- Aos domingos ou as sextas-feiras
- No começo das segundas-feiras
Use cadernos, agendas digitais, planners ou a forma que for mais visual e funcional para você.
Importante: deixe sempre um espaço livre em cada dia, afinal, imprevistos podem chegar a qualquer momento.
Conheça o Princípio de Pareto
Você já conhece o Princípio de Pareto ou a regra 80/20? Segundo esse princípio, 80% do seu sucesso vem de 20% das suas atividades.
Por exemplo, 20% dos seus serviços são responsáveis por 80% do seu faturamento.
Por isso, uma dica de gestão de tempo é descobrir quais são esses 20% de tarefas e torná-las prioridade.
Lembrando sempre que encontramos tempo para o que é prioridade na nossa vida!
Tenha metas SMART
Ter metas irá te ajudar a saber o que é mais importante e merece seu foco, e consequentemente a fazer uma melhor gestão do seu tempo.
Nossa dica é fazer metas de acordo com a metodologia SMART.
Ou seja, seus objetivos precisam ser: específicos (specific), mensuráveis (measurable), alcançáveis (attainable), realistas (realistic) e temporal (time-based).
Faça uma análise de SWOT
Outra forma de entender quais são suas prioridades e onde você deve focar sua atenção é através da análise de SWOT.
Com esse método, você irá analisar quais são as forças (strengths), fraquezas (weakness), oportunidades (opportunities) e ameaças (threats).
Após uma boa análise, você saberá quais são os pontos de maior urgência dentro da sua empresa. E assim, saberá como otimizar o seu tempo.
Descubra quais ferramentas funcionam melhor
E para isso: teste bastante!
Teste o método Kanban e o pomodoro – em diferentes ferramentas de gestão de tempo. Depois teste a metodologias GTD e a matriz de Eisenhower.
Veja quais funcionam melhor para você e para o seu time – se você tiver contratado funcionários para sua MEI.
Como ter mais tempo livre?
Você está dedicando um tempo para o lazer e descanso?
A pergunta “como ter mais tempo livre?” é comum em muitos empreendedores. E a principal dica que temos aqui é: priorize!
Ter momentos de lazer é fundamental para a saúde mental do empreendedor, que não pode ser negligenciada a nenhum momento. Ainda que muitos façam isso!
O descanso e descontração são essenciais para te manter motivado empreendendo.
Se você não sabe por onde começar, separe 30 minutos de descanso todos os dias, seja antes de dormir ou após ou almoço. O importante é que você coloque como meta para o seu dia.
Depois separe um tempo no final de semana, ainda que seja algumas horas para sair com a família e com os amigos – ou até mesmo se permitir dormir até mais tarde.
Com todas as dicas acima, você já sabe como fazer a gestão de tempo da sua MEI e da sua vida? Gostou desse conteúdo?
Veja também os benefícios de acordar cedo!
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