Se você é MEI e emite NF-e, vai querer saber o que são notas fiscais inutilizadas. Essa é uma importante medida para evitar que sejam emitidos documentos fiscais frios em nome de empresas de forma dolosa, ou seja, causando prejuízos intencionalmente.

Existem criminosos de todos os tipos e muitos deles usam empresas de fachada para lavagem de dinheiro, nas quais emitem notas fiscais irregulares.

Inutilizar notas é, então, uma forma de se precaver desse tipo de crime, evitando que seu MEI seja envolvido em problemas causados por terceiros.

O que são notas fiscais inutilizadas?

Notas fiscais inutilizadas são aquelas cuja numeração deixou de ser usada por algum motivo, geralmente problemas técnicos.

Pode acontecer de uma empresa emitir notas em uma certa sequência numérica e, no meio dela, uma sequência não poder ter sido emitida.

Seria o caso de um MEI que emite as notas 100 e 120, sem que as notas entre 101 e 119 tenham sido geradas pelo sistema.

Caso isso aconteça, ele deverá solicitar junto ao Fisco a inutilização dessa numeração que foi pulada.

Atenção: isso só vale se esses números não tiverem sido utilizados em nenhuma outra nota.

Ao fazer a inutilização, você informa ao Fisco que as notas com uma certa numeração não foram emitidas pela sua empresa.

Assim, as autoridades saberão que não foi você, caso elas sejam geradas por terceiros para acobertar operações fraudulentas.

Qual a diferença entre nota fiscal inutilizada e cancelada?

Existe também outro procedimento muito confundido com a inutilização: o cancelamento de Nota Fiscal Eletrônica.

Nesse caso, a NF-e é emitida, mas, por algum motivo, você descobre que preencheu com algum dado errado sobre o cliente.

Como não existe a possibilidade de modificá-la depois do envio para a Secretaria de Fazenda, a única solução é cancelar essa nota.

Para isso, é necessário satisfazer as seguintes condições:

  • Autorização da Sefaz;
  • O MEI precisa ter o protocolo de autorização;
  • Deve ser observado o prazo de até 24 horas depois da emissão;
  • A mercadoria não pode ter entrado em circulação;
  • O cliente não pode ter confirmado a operação.

Logo, a principal diferença entre nota cancelada e inutilizada é que a primeira foi de fato emitida, enquanto a inutilização se aplica para notas que não serão geradas.

Como consultar notas fiscais inutilizadas?

Após inutilizar uma sequência numérica de notas fiscais, é fundamental que você confirme se a operação foi realizada.

Para isso, faça uma consulta diretamente no site da Receita Federal, no endereço www.nfe.fazenda.gov.br.

O passo a passo é o seguinte:

  • Clique em “Serviços” e depois “Consultar Inutilização”;
  • Informe o CNPJ do Emitente usando apenas números;
  • Informe o ano das inutilizações;
  • Em “Digite o código da imagem ao lado”, informe os caracteres para confirmar a consulta;
  • Clique em “Continuar” e logo vai aparecer a sequência de números inutilizada.

Com as notas fiscais inutilizadas, você evita problemas com o Fisco e evita que os documentos sejam usados em nome do seu MEI para cometer irregularidades.

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