Atenção microempreendedores: o regime tributário do Simples Nacional determina a emissão de nota fiscal MEI obrigatória em certos momentos.
É o caso, por exemplo, da venda de produtos a clientes PJ.
Para evitar erros, o MEI deve conhecer quais são os tipos de nota disponíveis, bem como o passo a passo para a emissão correta.
Ainda que manter as notas em dia possa parecer um desafio, saiba que esse é um procedimento fundamental para a regularidade da sua empresa.
Continue lendo para conferir o guia completo de como emitir nota fiscal MEI sem dor de cabeça.
Vamos lá?
O MEI precisa emitir nota fiscal?
Sim, o MEI precisa emitir nota fiscal em situações específicas:
- Quando a venda ou prestação de serviço for realizada para um cliente com CNPJ (Lei Complementar Nº 123/2006)
- Quando o envio de produtos for feito por transportadoras (Leis Estaduais fundamentadas no Convênio S/Nº, de 15 de dezembro de 1970)
- Quando o consumidor solicitar a nota fiscal (Código de Defesa do Consumidor).
Não respeitar essas regras pode configurar infração fiscal, levando a consequências sérias para o microempreendedor.
Dessa forma, mesmo que não seja necessária em todas as situações, vale a pena criar o hábito de gerar nota fiscal para todas as vendas/prestações de serviço.
Vale dizer que essa prática pode ajudar muito no controle financeiro da empresa, facilitando o mapeamento da receita bruta anual.
Posso emitir nota fiscal ao realizar uma atividade secundária?
Sim, o MEI pode emitir nota fiscal para sua atividade secundária. Para isso, basta selecionar a atividade específica na hora da emissão.
Por exemplo: se sua principal atividade for cabeleireiro(a) e você fizer um serviço como costureiro(a), basta selecionar o CNAE de costura e pronto!
Você poderá emitir nota fiscal MEI para todas as atividades secundárias que você inserir no seu CNPJ MEI.
O que acontece se o MEI não emitir nota fiscal?
Desrespeitar as regras do MEI e vender sem nota fiscal pode gerar sérias dores de cabeça.
Afinal, o entendimento da Receita Federal é que o microempreendedor não estará realizando as operações administrativas e comerciais segundo as exigências tributárias.
A depender da gravidade da infração, o MEI pode receber:
- Multas
- Apreensão de mercadorias
- Processos criminais
- Cancelamento do CNPJ MEI.
Isso sem contar a perda da credibilidade perante os clientes.
Conheça os tipos de notas fiscais MEI
Não tem jeito: o MEI precisa conhecer cada modalidade de nota fiscal.
Para facilitar, listamos a seguir os tipos de NF e suas principais características.
Confira!
Nota Fiscal Avulsa (NFA)
A Nota Fiscal Avulsa é considerada o modelo mais simples, cuja emissão é feita manualmente.
Trata-se de um documento que pode ser emitido tanto por pessoas físicas quanto jurídicas.
As regras específicas dessa modalidade variam conforme as leis estaduais.
Por isso, entre em contato com a Secretaria da Fazenda de sua região e solicite as orientações a respeito da emissão da NFA.
Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)
Disponível apenas em alguns estados, ela funciona como a versão digital da Nota Fiscal Avulsa.
Atualmente, os documentos são gerados nos modelos 1, 1-A e 55 da nota fiscal padrão.
Veja se o SEFAZ disponibilizou esse recurso no seu estado.
Nota Fiscal eletrônica (NF-e)
A Nota Fiscal eletrônica (NF-e) é específica para a venda de produtos.
Sua emissão é feita de maneira 100% eletrônica, sendo necessário o uso de certificado digital.
Por registrar a cobrança do imposto estadual ICMS, o uso da NF-e exige o credenciamento do MEI no posto fiscal da Secretaria da Fazenda Estadual.
A depender do estado, todo o procedimento de inscrição pode ser realizado online.
Afinal, qual é a diferença entre DANFE e NFe?
Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e)
A Nota Fiscal de Serviço eletrônica registra a prestação de serviços e a cobrança de seu respectivo imposto, o ISS.
Desde abril de 2023, o MEI deve gerar obrigatoriamente as notas pelo Sistema Nacional de NFS-e.
A plataforma emissora unificada visa padronizar o modelo de NFS-e e facilitar a apuração dos tributos informados.
Aqui explicamos mais sobre a NFS-e nacional!
Nota Fiscal de Venda a Consumidor
A Nota Fiscal de Venda a Consumidor (NFC-e) é uma versão emitida no varejo como comprovante de compra.
Sua emissão exige o prévio cadastramento na Sefaz.
Aqui também vale a regra de que esse modelo não está disponível para todos os estados.
Nota fiscal de entrada X nota fiscal de saída
No contexto da logística de envio e recebimento de materiais, é muito frequente a emissão de notas fiscais de saída e entrada.
A nota fiscal de saída é o documento padrão emitido pelo vendedor para o envio das mercadorias.
Conforme a Resolução CGSN nº 140/2018, a nota de saída é facultativa para o MEI até mesmo nas vendas interestaduais.
Trata-se do documento com informações completas a respeito dos dados do cliente, dos impostos embutidos e condições de entrega.
A contraparte da nota fiscal de saída é a nota fiscal de entrada. Como o nome sugere, o documento comprova a chegada de produtos/insumos na empresa.
A responsabilidade de criação dessa nota é do próprio comprador, nas plataformas emissoras de escolha.
Estamos falando de um documento importante para o controle de grandes estoques e resguardo de questionamentos em possíveis auditorias fiscais.
As notas fiscais de saída e de entrada se complementam — inclusive, a Receita Federal cruza as informações dos documentos para avaliar se os valores enviados condizem com os recebidos.
Para grandes indústrias e atacadistas, o controle correto de notas fiscais é fundamental para a execução do Bloco K.
Entenda a diferença de nota fiscal de entrada e saída.
Como emitir nota fiscal MEI?
Agora que você conhece os tipos de nota fiscal, que tal aprender como fazer a emissão?
Pegue seu bloco de anotações e vamos lá!
Como emitir nota fiscal MEI de produto?
Se você atua com a venda de mercadorias, a nota fiscal mais comumente utilizada é a NF-e.
Para poder emiti-la, o microempreendedor precisará seguir o passo a passo:
- Para tornar o procedimento mais ágil, adquira um certificado digital e-CNPJ dos modelos A1 ou A3 (atentando-se ao fato de que alguns emissores de nota fiscal não costumam aceitar a versão em nuvem)
- Faça o cadastramento na Sefaz Estadual, seja pela modalidade presencial ou virtual
- Aguarde aproximadamente 24 horas para a liberação do cadastro
- Escolha uma plataforma emissora e vincule seu certificado digital.
Atualmente, existem diversos tipos de emissores gratuitos de NF-e, como o disponível no site do Sebrae.
Além disso, algumas plataformas de marketplace também oferecem um sistema próprio para as notas fiscais, facilitando a sincronização de dados.
Caso sua empresa apresente demandas específicas, vale a pena contar com softwares pagos, OK?
Como emitir nota fiscal MEI de serviços?
Como explicamos antes, a NFS-e do MEI só pode ser emitida de uma maneira: pelo Portal Nacional de NFS-e.
Em primeiro lugar, é preciso fazer o pré-cadastro no emissor web:
- Acesse o Portal de Gestão de NFS-e — Contribuinte
- Clique em “Fazer meu primeiro acesso”
- Inclua os dados pessoais e empresariais
- Escolha uma senha
- Informe o código de acesso, enviado pelo sistema para o e-mail
- Após realizar o login, clique no ícone de engrenagem para cadastrar o e-mail e telefone
- No campo de “Valor Aproximado dos Tributos”, selecione a opção de “não informar nenhum valor estimado”
- Em seguida, clique no ícone de estrela e selecione “Novo serviço favorito”
- Preencha todas as informações das atividades econômicas executadas.
Após esse procedimento inicial, é hora de começar a emitir as novas NFS-e, na versão completa ou simplificada.
A diferença é que a versão completa pode ser utilizada para serviços que ainda não foram pré-cadastrados no emissor web, ok?
Veja só como é simples emitir a nota fiscal de serviços:
- Volte para a página inicial e clique no botão “Nova NFS-e”
- Escolha a versão “emissão completa” ou “emissão simplificada”
- Inclua os dados do tomador do serviço, lembrando-se que a versão simplificada aceita somente atividades pré-cadastradas
- Confirme o envio.
Pronto!
Sua nota fiscal será imediatamente gerada.
Para acessar o arquivo, basta consultar o histórico de NFS emitidas.
Tem como emitir nota fiscal MEI pelo celular?
Sim, o governo federal disponibiliza a versão para aplicativo da Plataforma Nacional de NFS-e.
Trata-se da NFS-e Mobile, disponível tanto para Android quanto iOS.
A NFS-e Mobile é uma opção para quem deseja a praticidade de emitir suas NFS-e em poucos segundos!
Atenção: lembre-se de que o primeiro acesso à Plataforma unificada deve sempre ser feito via navegador da web.
Isso porque será necessário o preenchimento do pré-cadastro,
Após essa etapa inicial, confira como usar o app:
- Faça o login com a senha cadastrada no emissor web
- Clique em “Emitir NFS-e” e informe o CPF ou CNPJ do tomador
- Escolha o serviço prestado e digite o valor do serviço
- Clique em “Emitir NFS-e”.
A NFS-e vai ser automaticamente gerada.
E olha que rápido: todo o procedimento leva apenas alguns segundos.
Quanto pago para emitir nota fiscal MEI?
Fique tranquilo: é possível emitir nota fiscal MEI gratuitamente.
Para isso, basta utilizar as seguintes plataformas:
- NF-e Sebrae, para nota fiscal de produto
- NFS-e emissor web ou aplicativo digital, para nota fiscal de serviços.
Além disso, como mencionamos anteriormente, existe a possibilidade de utilizar o emissor gratuito de notas das próprias plataformas de marketplace.
Para saber mais, entre em contato com o atendimento ao cliente do site de e-commerce utilizado.
E vale mencionar que o MEI não paga imposto nas notas fiscais emitidas, já que toda sua carga tributária já é quitada mensalmente via DAS MEI.
Como cancelar nota fiscal MEI?
Errou as informações da nota fiscal?
Não tem problema: você pode cancelá-la normalmente pela plataforma, desde que o procedimento seja feito em até 24 horas após a emissão.
Em geral, o cancelamento é feito nos próprios emissores.
Por exemplo, para cancelar uma NFS-e, o MEI deverá entrar na Plataforma Nacional.
Em geral, é possível selecionar a nota e clicar no ícone de cancelamento.
Caso a opção não esteja disponível, entre em contato imediatamente com a Sefaz Estadual, para evitar a cobrança de multas referentes ao atraso no cancelamento da NFS-e.
Como fazer o controle de nota fiscal?
É fundamental que o MEI tenha o controle de notas fiscais MEI. O registro financeiro de entradas e saídas de produtos é muito importante para o seu controle financeiro.
E controlar o dinheiro que entra e sai da MEI é um dos pontos para garantir a saúde financeira da empresa, além de contribuir para a organização e sucesso do seu negócio.
Por essa razão, o empreendedor deverá registrar, mensalmente, em formulário simplificado, o total das suas receitas.
Criar a rotina de guardar as notas fiscais ajuda tanto no controle financeiro do negócio quanto na hora de calcular o faturamento mensal e anual da empresa, etapa obrigatória para envio da Declaração Anual do MEI.
Outro ponto importante é o armazenamento das notas fiscais de entrada e saída.
O MEI deverá manter os documentos fiscais arquivados pelo prazo de cinco anos, a contar da data de sua emissão.
Nota fiscal MEI: dúvidas frequentes
MEI paga ISS na emissão de nota fiscal?
O valor do ISS (imposto sobre serviço) já está incluso na DAS MEI dos microempreendedores.
Assim, não é necessário pagar nenhum valor à parte.
Já no caso dos profissionais autônomos, ou seja, aqueles que não possuem CNPJ MEI, o valor de ISSQN é descontado na emissão da própria nota fiscal de serviço.
O que preciso para emitir nota fiscal MEI?
Você precisará da inscrição municipal para emitir NFS-e e do cadastramento na Secretaria da Fazenda Estadual para emitir NF-e.
Consulte a prefeitura ou um posto fiscal da Sefaz para conferir quais são os documentos necessários para as inscrições.
Como faço para cancelar uma nota fiscal já emitida?
O cancelamento de uma nota fiscal deve ser feito no mesmo sistema em que ela foi emitida.
Ao consultar as notas emitidas, a opção de cancelamento deve aparecer.
Algumas prefeituras ou secretarias têm prazos de cancelamento, então isso pode variar de região para região.
Caso não apareça a opção de cancelamento, recomendamos entrar em contato com o órgão responsável pela emissão (Prefeitura ou SEFAZ, dependendo da atividade).
Como faço para emitir cupom fiscal?
O Cupom Fiscal é um documento exclusivo para empresas que trabalham com venda direta ao consumidor final ou com entregas em domicílio.
Trata-se de uma nota exclusiva para operações dentro do município e que não exige dados do comprador.
A emissão todo o processo de habilitação de nota fiscal de comércio no estado, ter um equipamento SAT (que faz a transmissão da nota para a Secretaria da Fazenda) e uma impressora específica para emissão de cupom.
